Inventur

Exemplare scannen

In unserem Beispiel  beschreiben wir die Vorgehensweise für die Ermittlung des fehlenden Bestandes einer Bibliothek in der Systematikgruppe wbr.
Gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie zunächst auf dem PC, an dem auch der Barcodescanner angeschlossen ist, eine neue Datei mit dem Namen inventur.uld.
2. Öffnen Sie die neu angelegte Datei in einem Texteditor (z.B. Notepad) über Rechtsklick > Öffnen mit.
3. Prüfen Sie, dass der Fokus des Mauszeigers auf der Datei steht.
4. Lesen Sie die Barcodes aller Exemplare ein, die der Systematikgruppe wbr angehören. Dabei ist es wichtig, dass in der Datei inventur.uld pro Zeile immer nur ein Barcode steht.
   00001234
   00001235
   00001236
   00001237
5. Nachdem Sie alle Barcodes eingelesen haben, speichern Sie die Datei inventur.uld ab.

Inventurabgleich durchführen

Exemplarisch beschreiben wir den Abgleich  mit dem Bestand der Systematikgruppe wbr.

Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Starten Sie das Inventurmodul durch Doppelklick auf die Datei wb_inven.exe im Verzeichnis ..\BIN (bei einer Mehrplatzversion befindet sich das Verzeichnis auf Ihrem Server, bei einer Einzelplatzversion auf Ihrem BIBLIOTHECAnext-Rechner). Das Fenster Inventurabgleich öffnet sich.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten lesen. Das Fenster Inventurmodul: Daten lesen öffnet sich.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Geben Sie auf der Registerkarte Verzeichnis die Datei an, in die Sie die eingescannten Daten gespeichert haben. Verwenden Sie die vollständige Pfadangabe. Nutzen Sie ggf. das gelbe Öffnen-Symbol rechts neben dem Eingabefeld, um die Datei auszuwählen.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Geben Sie auf der Registerkarte Selektion den Bereich an, in dem Sie die Inventur durchführen wollen, z. B. wbr. Beachten Sie, dass Einträge im Feld Systematik automatisch immer rechts trunkiert werden.
7. Klicken Sie auf OK. Der Abgleich der eingelesenen Daten mit der Datenbank wird durchgeführt.
8. Die fehlenden Exemplare werden im Fenster Inventurabgleich in der Tabelle der Registerkarte Fehlender Bestand angezeigt.
9. Auf der Registerkarte Gescannter Bestand können Sie sich auch Ihre gescannten Buchungsnummern anzeigen lassen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Exemplarsätze klicken, werden Ihnen nicht nur die Buchungsnummern, sondern auch die dazugehörigen Daten angezeigt.
   In dieser Tabelle werden die Exemplare, die der Datenbank nicht bekannt sind, grau dargestellt und im Titel erscheint der Hinweistext „Exemplar nicht in der DB“. Die Gesamtzahl dieser Exemplare wird im rechten Fensterbereich unter dem Punkt Nicht in der DB aufgeführt:
   Die Exemplare, die sich nicht im ausgewählten Bereich befinden, werden in dieser Tabelle blau dargestellt und die Summe dieser Exemplare auch im rechten Fensterbereich unter Anzahl der Exemplare nicht im Inventurbereich aufgeführt.
10. Auf der Registerkarte Falscher Bestand werden alle Buchungsnummern angezeigt, die Sie mit dem Barcodescanner eingelesen haben, die sich aber datentechnisch an einer anderen Stelle befinden müssen. D. h., dass diese Exemplare an falscher Stelle eingeordnet sind. Auch zu diesen Buchungsnummern können Sie sich die Exemplarsätze anzeigen lassen.

Inventurliste drucken

Sie haben die Möglichkeit, die fehlenden Exemplare als Report auszudrucken. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Fehlender Bestand.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten drucken.
3. Wählen Sie im Fenster Drucken > Kopieren eine der drei angebotenen Inventurlisten aus.
4. Klicken Sie auf OK.

Fehlbestand kennzeichnen

In der Tabelle Fehlender Bestand haben Sie die Möglichkeit, die fehlenden Exemplare in der Datenbank zu kennzeichnen.
Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

1. Markieren Sie in der Tabelle einen oder mehrere Exemplare Ihrer Wahl.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennzeichnung. Das Fenster Kennzeichnung des Fehlbestandes öffnet sich. Sie können dem fehlenden Bestand einen bestimmten Exemplarstatus, ein Abgangsdatum oder eine Bemerkung zur Kennzeichnung zuweisen. Die Markierung der Exemplare können Sie entweder auf alle oder nur auf markierte Exemplare anwenden, indem Sie die entsprechende Option anklicken.
3. Klicken Sie auf OK, um Ihre Kennzeichnung zu bestätigen.