3. Samenwerking UKB op het WorldShare Platform

Coöperatief Management

OCLC biedt sinds kort coöperatief beheer aan als onderdeel van het Knowledge Base beheer. Bij wijzigingen aan collecties wordt aan de bibliotheken die de betreffende collectie in gebruik hebben gevraagd om in te stemmen met de betreffende wijzigingen. Afkeuren kan vanzelfsprekend ook.

Aanbeveling is om gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit omdat we verwachten dat we hier op termijn gezamenlijk voordeel kunnen behalen.

Via de knop “Approve changes to global collections” wordt een overzicht getoond van collecties met updates. Alleen updates voor actieve collecties in de local knowledge base worden getoond.

Deze updates (collecties met new, updated, deleted titels) kunnen bekeken worden en vervolgens af- of goedgekeurd worden.

Updates waar na vijf werkdagen niets mee is gedaan worden automatisch goedgekeurd. In bepaalde periodes zoals rond Kerst wordt het aantal dagen verlengd omdat er anders te weinig bekeken wordt binnen deze limiet.

Het wordt bibliotheken aangeraden regelmatig te controleren of er updates ter goedkeuring aanwezig zijn.

Voor de SURFmarket collecties zal er op andere wijze coöperatief beheer zijn (zie paragraaf 3.2).

Het is via coöperatief beheer ook mogelijk zelf collecties toe te voegen aan de Global Knowledge Base. Mocht het relevant zijn dan kunnen op deze manier Nederlandse versies van collecties geüploade worden.

Als er veel wijzigingen worden gemaakt in een collectie en/of als er veel ontbrekende titels worden toegevoegd dan wordt dit door OCLC terug gerapporteerd aan de supplier. OCLC werkt nog aan verbetering van deze procedure.

Als een lokaal gecreëerde titel wordt toegevoegd aan de coöperatieve collectie, dan valt het beheer vervolgens onder het coöperatief beheer. Als het hierbij gaat om een collectie van een provider dan kan OCLC het proces starten om data van die provider te verkrijgen en toe te voegen aan de global collection en ook het beheer global te regelen. Zolang dit niet is geregeld blijft het coöperatief beheer in charge voor het toevoegen, updaten en verwijderen van titels in de collectie.

Voor het gelijk houden van de metadata in WorldCat en de bibliografische gegevens in de WorldCat Knowledge Base geldt:

• Je kunt handmatig correcties toepassen
• Aandringen op goed aanleveren van titelwijzigingen, “voortgezet als”, wijziging van ISSN bij de provider.

Dit proces kan niet worden geautomatiseerd.

Libraries:
► Should

• in de Bibliotheek expliciet de taak “meedoen aan coöperatief beheer” beleggen. Dit betekent dat iemand (+ vervanger) regelmatig checkt of er notificaties zijn van uitgevers en/of wijzigingsvoorstellen van andere bibliotheken en hier dan ook daadwerkelijk op reageren.
• werkwijze bij een lokale/acute klacht moet zijn: direct voor de eigen situatie oplossen én melden/oplossen voor het collectief.

Bij coöperatief knowledge base management gaat de samenwerking verder dan UKB, het betreft samenwerking op het niveau van alle WorldShare deelnemers: WorldShare Collection Manager training

Include in Training Program: hoe werkt het en de voordelen hiervan

Pilot SurfMarket Collecties

In samenwerking met SURFMarket wordt een pilot project uitgevoerd dat ten doel heeft om te onderzoeken of SURFMarket een rol kan spelen in het beheer van de Knowledge Base.

SURFmarket beschikt immers al over informatie over de door de UKB afgesloten bigdeals en speelt daarbij een rol in de dataleverantie.

Onderzocht wordt of, en onder welke voorwaarden, SURFMarket de informatie vanuit de Big Deals kan aanleveren aan OCLC en andere aanbieders van Knowledge Bases ten dienste van gebruik door de UKB bibliotheken.

Bij de OCLC pilot is besloten om SURFMarket toegang te geven tot een eigen instance van het WorldShare Platform, zodat daar collecties beheerd kunnen worden. Deze collecties worden vervolgens gedeeld met de UKB bibliotheken, terwijl de gegevens naar verwachting ook beschikbaar worden gesteld aan andere aanbieders van Knowledge Bases.

Vanuit het pilot project moeten een aantal beslissingen worden genomen, o.a. over de mate van gezamenlijk beheer en de wijze waarop dit georganiseerd wordt. Ook moet duidelijk worden wat er nodig is om tot een voldoende kwaliteitsniveau te komen.

Er zijn momenteel twee werkwijzen voorzien:

1. Surf Market doet “alles”, dit zal extra capaciteit vragen bij SURFMarket.
2. SURF + enkele medewerkers van UKB bibliotheken beheren gezamenlijk de data in de SURFMarket instance en delen deze alleen in UKB. Dit vergt afstemming en coördinatie binnen de UKB over de inzet vanuit de bibliotheken.

Er zal ook een “loket”functie voor registratie en afhandeling van klachten en wensen ingericht moeten worden.

Zodra het pilot project is afgerond of tussenresultaten heeft bereikt zullen de hieruit voorkomende gevolgen verder in het Application Profile voor Collection Management worden opgenomen, met bijbehorende workflow.

Shared local collections

Er is een mogelijk voor een bibliotheek om een collectie samen te stellen en te delen met andere bibliotheken. UKB-bibliotheken zouden dit onderling af kunnen spreken voor specifieke collecties.

Het zou hierbij kunnen gaan om specifiek Nederlands gerichte (zelf samengesteld) collecties, of voor op de Nederlandse markt georiënteerde pakketten van specifieke uitgevers. Deze functionaliteit leent zich voor collecties die in het UKB-consortium gedeeld worden.

Voor de pilot SurfMarket collecties is gebruik gemaakt van de functionaliteit van Shared Local Collections. Op termijn zouden andere collecties dan degene die nu meedoen in de SurfMarketpilot kunnen worden toegevoegd.

Je zou ook kunnen denken aan specifieke collecties voor bijvoorbeeld 3TU.

In de Sharing tab van een collectie kunnen bibliotheken worden gekozen waarmee een Local Collection kan worden gedeeld. Door de naam of het registry ID aan te geven van de bibliotheek wordt via de WorldCat registry automatisch de juiste bibliotheek gekozen. De bibliotheek waarmee gedeeld is kan deze collectie opzoeken door gebruik te maken van het filter “Collections shared with me”.

► Should

De vraag die een bibliotheek zich steeds zou moeten stellen bij het maken van collecties: could it be Global, could it be SURF, should it really be local?

Usergroup en kennisuitwisseling

Op dit moment bestaat alleen een user group voor WorldCat Local, binnenkort WorldCat Discovery, waaraan de UB’s van Tilburg, KB, Groningen en Delft deelnemen, en ook de bibliotheken van de Theologische Universiteit Kampen en het Tresoar. De KB is de trekker van deze usergroup.

Het UKB projectteam voor de Implementatie van het WorlkdShare Platform adviseert: rond de WorldCat Knowledge Base is samenwerking en kennisuitwisseling nodig.

Libraries:
► Should

• Gezamenlijk een UKB-subgroep maken voor WCKB. Mogelijk kan dit opgestart worden vanuit de pilot SurfMarket met als deelnemers: elke UKB-bibliotheek die start met WCKB, plus de Surfmederwerker (s). Deze groep is nodig omdat we samenwerking willen onderzoeken en van de grond krijgen.
• Elke bibliotheek die start met WCKB haakt aan bij de usergroup WCKB en vaardigt de hands-onmedewerkers af (functioneel en/of inhoudelijk beheerder). De verwachting is dat de rol van de inhoudelijk beheerder gaandeweg toe zal nemen ten opzicht van een afnemende rol van de functioneel beheerder.
• Vast onderwerp op de agenda van de user group WCKB moet zijn: de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en afspraken over KB-beheer in UKB-verband.

Bij vernieuwen van licenties moeten licentiebeheerders de prestaties van uitgevers/content providers expliciet opnemen in onderhandeling. Dit is ook een rol voor UKB Werkgroep Licenties. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een prestatie-overzicht. Gebruik de link naar de algemene pagina over de Knowledge base:

https://www.oclc.org/knowledge-base.en.html

Onderaan de pagina staat “Examine the collections in the WorldCat Knowledge Base” en daar staat een link naar het overzicht: “ view a list of collections”.