Eindrapportage SLIM 3.1

Inleiding

Binnen het SLIM 3.1 project is toegewerkt naar de invoering van Resource Description and Access (RDA) in Nederland, in navolging van de Library of Congress en de British Library. Nederland is hiermee het tweede Europese land dat inmiddels is overgegaan op een nieuwe manier van metadateren/catalogiseren.

Door de invoering van RDA kunnen gegevens tussen uitgevers, boekdistributeurs dan wel boekhandelaren en bibliotheken op wereldwijde schaal makkelijker uitgewisseld worden, zonder dat dit bibliotheken meer werk kost. In feite is hiermee het doel van de catalogus gewijzigd: in het verleden gaf een catalogus een overzicht van het bezit van een bibliotheek. Nu wordt de gebruiker centraal gesteld: de gebruiker moet vanuit zijn eigen vraagstelling resources kunnen vinden, identificeren, selecteren en verkrijgen. Binnen het SLIM 3.1 project is gewerkt aan activiteiten die deze nieuwe manier van werken faciliteert.

In de periode 2011 -2013 waarin gewerkt is aan overgang op RDA hebben een aantal (universiteits-)bibliotheken besloten rechtstreeks in WorldCat te gaan catalogiseren. Dit besluit beïnvloedt niet zozeer de resultaten van het SLIM 3.1 project maar wel de context waarin een en ander plaats vindt. De komende jaren zal blijken wat deze invloed inhoudt.

In juni is 2013 is het projectplan voor SLIM 3.1, het vervolg op SLIM 3.0 ingediend bij de Stichting PICA, na eerdere inhoudelijke goedkeuring door de Stuurgroep GII. Op 21 augustus werd het projectplan officieel goedgekeurd. De activiteiten binnen dit project waren een doorlopend vervolg op SLIM 3.0 en daarmee waren ze feitelijk al begonnen in februari 2013. In deze eindrapportage worden de resultaten van SLIM 3.1 gepresenteerd.

Activiteiten binnen SLIM 3.1

De activiteiten binnen het SLIM 3.1 project waren vervolgactiviteiten op SLIM 3.0.

1. Hulpmiddelen beschikbaar stellen via de RDA Toolkit (http://www.rdatoolkit.org).
   
   Hoewel er wereldwijd gewerkt wordt aan vertalingen van de RDA Toolkit (Chinees, Duits, Frans en Spaans) is er in Nederland besloten dat niet haalbaar is om de gehele Toolkit te vertalen. Daarom is besloten een drietal Nederlandstalige hulpmiddelen aan te bieden om de overgang naar het werken met de internationale Engelstalige regelgeving te vergemakkelijken.
   
   Deze drie hulpmiddelen (zie a, b en c hieronder) moeten uit efficiëntie-oogpunt maar op een plek worden bijgehouden en geüpdatet. Omdat er in SLIM 3.0 voor gekozen is dat de RDA Toolkit het leidende online handboek is, is geadviseerd om de Nederlandse documentatie in de Toolkit te hangen, zodat men voor de dagelijkse werkpraktijk alles op een plek bij elkaar heeft. De Helpdesk RDA van de KB zal er voor zorgen dat de meest recente documenten via de Toolkit beschikbaar worden gesteld. Om dit in gang te kunnen zetten is er contact opgenomen met RDA Toolkit.org. Indien ingelogd kunnen hulpmiddelen eenvoudig worden toegevoegd aan de Workflows en Maps section van http://access.rdatoolkit.org/.
   1. Het Nederlandse RDA-profiel: Opties en alternatieven en inventarisatie RT en RDA
      
      Tijdens de projecten SLIM 3.0 en SLIM 3.1 heeft de Werkgroep Richtlijnen RDA de verschillen tussen de Regels voor de Titelbeschrijving (RT) en RDA nauwkeurig geïnventariseerd. Hiermee is vastgesteld wat de belangrijkste verschillen tussen de huidige en de nieuwe manier van metadateren/titelbeschrijven zijn. Bovendien worden er binnen RDA op onderdelen opties en alternatieven geboden. Deze opties en alternatieven zijn besproken en afgewogen, en er zijn weloverwogen keuzes gemaakt. Ook is vastgesteld wanneer, onder welke voorwaarden, een record voldoet aan minimale RDA-normen. Daarbij wordt uitgegaan van een minimum aan informatieelementen (core elementen) zodat de titelbeschrijvng nog voldoet aan gebruikersdoelen. Voor het GGC afgesproken dat een RDA-record moet voldoen aan de Core elementen. De resultaten van SLIM 3.0 en SLIM 3.1 zijn samengevoegd in bijlage 1. Samengevat kan er daarom nu worden gesteld dat er een Nederlands RDAprofiel, een leidraad voor de Nederlandse catalogiseerder, is opgeleverd.
      
      Binnen het huidige project, SLIM 3.1, zijn onderstaande onderwerpen onderzocht en uitgewerkt:
      
      De vergelijking tussen de Regels voor de Titelbeschrijving en de RDA voor de hoofdstukken 4 en 5 van de RDA Toolkit zijn uitgewerkt als vervolg op het werk dat binnen SLIM 3.0 al was gedaan. Dit hield in:
      Aan deze onderwerpen is gewerkt door de Werkgroep Richtlijnen RDA. Daar waar de werkgroep niet voldoende expertise in huis had zijn externe deskundigen geraadpleegd, zoals op het specifieke terrein van beschrijvingen voor muziek en kaarten. De werkgroep is 10 maal in sessies van 4 a 5 uur bijeen geweest om alles uit te werken. De rapportage wordt als hulpmiddel opgenomen in de RDA Toolkit.
      • het toevoegen van verwijzingen naar de RT voor de overige materiaalsoorten;
      • het onderwerp catalogusbouw (RT/CAT) met betrekking tot de zoekingangen (entries);
      • de hoofdstukken van RDA over Expressies en Werken en over ingangen afmaken;
      • de verschillen met de huidige praktijk.
   2. Glossary
      
      Vertaling van de omschrijving van de begrippen in de Glossary. Deze glossary vormt de basis van de in RDA gebruikte terminologie. Er is uitgezocht of de Glossary na 2009 nog een update heeft gehad, maar dit is niet het geval. De meest recente versie van de glossary kan gevonden worden op: http://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/icp/icp_2009-en.pdf.
      De glossary is vertaald in het Nederlands. De vertaling is bijgevoegd als bijlage 2.
   3. Workflow (Een RDA-beschrijving in 10 stappen).
      
      De voorgestelde, reeds in het Nederlands vertaalde, workflow voor de handmatige verwerking van materialen wordt gezien als een nuttig hulpmiddel voor de catalogiseerpraktijk. (bijeenkomst 4 april 2013 UKB Hoofden Back Office/FCO). De workflow wordt aangeboden via de RDA Toolkit. Zie bijlage 3.
2. Work records
   
   RDA is gebaseerd op het FRBR-model. In dat model wordt een informatiebron of document beschouwd als het product van een intellectuele of creatieve inspanning. Dat product kan met behulp van de volgende vier entiteiten beschreven worden: als Work, als Expression, als Manifestation en als Item. Uitgangspunt van RDA is dat de relaties tussen deze vier entiteiten expliciet worden gemaakt.
   Binnen RDA wordt niet voorgeschreven hoe de relatie naar een ‘work’ wordt vastgelegd. Door het vastleggen van de relaties in één record of door het maken van een apart ‘work record’. RDA beschouwt het niet als de taak van RDA om hierover een uitspraak te doen, maar vindt dat dit een kwestie is van implementatie van de catalogiseerregels in een specifieke catalogiseercode en een specifiek datamodel. Binnen SLIM 3.1 is aandacht besteed aan verdere ontwikkeling van work records, wat geen eenvoudige klus is. Het uitgangspunt daarbij is om ‘work records’ zoveel mogelijk automatisch te maken op basis van ISBN en ISSN nummers, omdat workrecords handmatig maken i.v.m. het vele werk geen optie is. Stichting BNL heeft in samenwerking met OCLC eerste stappen gezet voor het presenteren van werkrecords aan de eindgebruiker.
3. Implementatie binnen het GGC
   Het besluit om over te gaan op RDA heeft gevolgen voor het catalogiseren zelf, maar ook voor het gebruikte catalogiseersysteem. Consortiumbibliotheken zullen daarom op lokaal niveau moeten bekijken welke aanpassingen voor catalogiseer- en zoek-en-vind-platformen nodig zullen zijn. Daarnaast zullen er een aantal aanpassingen gedaan moeten worden binnen het GGC. Dit heeft gevolgen voor zowel bibliotheken die online catalogiseren in het GGC als voor bibliotheken die offline aanleveren. De aanpassingen en wijzigingen zullen gefaseerd worden ingevoerd. Voor bibliotheken die rechtstreeks in WorldCat catalogiseren, gelden de WorldCat richtlijnen. De invoering van RDA in Nederland wordt gefaseerd aangepakt:
    
   1. Regels die een verbetering betekenen voor internationale uitwisseling: per 1 april 2013.
      
      De onderstaande kenmerkcodes (kmc’s) zijn toegevoegd:
      • Type inhoud
      • Type medium en
      • Type drager
      
      (Het betreft de volgende kmc’s: 3000, 3001, 3002, 3003 etc., en idem voor corporaties bij het gebruik van de kmc’s 3120, 3121, 3122.)
      
      Voor bibliotheken die offline aan het GGC leveren betekent dit dat de kenmerkcodes vanaf 1 april aangeleverd mogen worden. In de loop van 2014 wordt het aanleveren van de kenmerkcodes verplicht gesteld.
       
   2. Complete RDA-titelrecords: per 1 november 2013. De volgende aanpassingen in het GGC zijn gerealiseerd en bibliotheken die gebruik maken van de GGC zijn hierover geïnformeerd. Vanaf november 2013 wordt er binnen het GGC gewerkt met complete RDA-titelrecords. Dat wil zeggen dat er :
      • geen Latijn meer gebruikt wordt in de titelbeschrijvingen
      • geen vierkante haken meer worden gebruikt
      • de regel van maximaal drie auteurs opnemen vervallen is
      • een selectie van Core Elements uit RDA toegepast wordt
      • de taal van catalogisering wordt vastgelegd.
      
      Deze regels zijn echter nog niet verplicht, er is nog sprake van een overgangsfase.
       
   3. RDA-ingangsrecords: Naar verwachting per 1 juni 2014.
      
      Omdat een en ander meer werk was dan gepland (conversies van het GGC) en meer overleg vergde is de oorspronkelijke datum van invoer (1 juli) van bovengenoemde punten, verschoven naar 1 november 2013. De grootste partijen in dit geheel, de KB en NBD Biblion, zijn hiermee akkoord. OCLC heeft inmiddels over deze aanpassingen in het GGC de gebruikers geinformeerd en voorgelicht.
4. Ondersteuning en ontwikkeling RDA
   Voor vragen op het gebied van RDA wordt in eerste instantie de RDA Toolkit geraadpleegd. Daarvoor is een abonnement noodzakelijk. Daarnaast kunnen in Nederland ook vragen gesteld worden aan de RDA Helpdesk, die bij de KB is ondergebracht. Via (webpagina’s van) de Helpdesk worden ook de bij 1 genoemde hulpmiddelen onderhouden.
   De regelgeving RDA bevindt zich nog steeds in een ontwikkelfase. Om deze ontwikkelingen goed te kunnen volgen en om inbreng te kunnen leveren aan de ontwikkeling van de regelgeving is deelname aan internationale gremia essentieel. Nederland zal door de KB en door OCLC worden vertegenwoordigd in het EURIG (European RDA Interest Group) die eenmaal per jaar in september bijeen komen.
   Om de Helpdesk en de ontwikkelingen in de EURIG te ondersteunen wordt een klankbordgroep opgericht die door de KB wordt gecoördineerd. Oprichting van deze klankbordgroep zal in overleg met de huidige FCO worden uitgewerkt. Daarbij zal tevens vastgesteld worden wie organisator wordt van het jaarlijkse FCO congres.
   
   De Helpdesk RDA is inmiddels gestart (https://www.kb.nl/organisatie/onderz...and-access-rda) . Er is een FAQ en een e-mail adres waar men terecht kan met inhoudelijke vragen over RDA. Daarnaast wordt informatie gegeven over cursussen en trainingen.
   
   Er heeft overleg plaats gevonden over de kennisborging en ontwikkeling van de RDA-regels in Nederland en ondersteuning van de RDA Helpdesk. Hiervoor is een plan ontwikkeld voor een klankbordgroep, zie bijlage 4. Aan deze klankbordgroep, RDA Commissie genaamd, wordt deelgenomen door KB, UB’s, OB’s, SHB, WSWB en BNL. Vastgesteld is dat de KB altijd lid is en tevens zal zorgdragen voor secretariële ondersteuning. De RDA Commissie rapporteert jaarlijks aan het FOBID Bestuur. Een van de taken van de RDA Commissie is het organiseren van een jaarlijkse studiedag voor FOBID-leden.
   
   Het doel van de RDA Commissie is:
   • Het borgen van de kennis van de toepassing van de RDA-regels in Nederland
   • Ondersteunen van en klankbord zijn voor de RDA helpdesk
   • Voorzien in de behoefte aan een Nederlands standpunt in vragen omtrent de toepassing van RDA. Deze vragen kunnen zowel van de werkvloer (via de RDA Helpdesk) komen als vanuit de EURIG, het Europees samenwerkingsverband ten behoeve van de implementatie van RDA
   • Aansluiten bij internationale samenwerkingsverbanden op het gebied van RDA (EURIG, JSC, IFLA)
   • Bijdragen aan de ontwikkeling van RDA
5. Training en cursussen
   
   Zeker de eerste jaren, maar wellicht ook nog daarna, zal er behoefte zijn aan scholing en training in titelbeschrijven. Op dit moment worden er cursussen op locatie en op maat gegeven door Ingressus, aan de hand van de meest recente ontwikkelingen. In het kader van het project zijn verschillende cursussen bijgewoond door de projectleider.
   Door de GO werd o.a. een cursus Titelbeschrijven gegeven waar het werken met RDA een substantieel onderdeel is. Er is overleg geweest met de GO. Helaas heeft de docent van de GO besloten te willen stoppen met de cursussen. GO heeft geprobeerd nieuwe docenten aangetrokken. Vanuit SLIM 3.1 zijn daarvoor een aantal suggesties gedaan. Helaas heeft dit niet geleid tot invulling van de vacature. Dit betekent dat op dit moment in Nederland alleen door Ingressus RDA cursussen worden aangeboden.
   
   In overleg met de projectcommissie is besloten geen online module Basis RDA te ontwikkelen. Overleg met het bedrijf dat ondersteuning zou moeten bieden heeft niet tot de gewenste resultaten geleid. Via de website van RDA Toolkit.org kunnen diverse modules en manuals worden gebruikt. Dit ondersteunende materiaal zal de komende jaren verder worden ontwikkeld en onderhouden en lijkt daarmee een goed alternatief voor een Nederlandse online module.
6. Communicatie over bovenstaande onderwerpen. Van alle onderdelen zal verslag worden gedaan. Waar mogelijk zal gerapporteerd worden via listservers (GGC, Nedbib) en andere kanalen.

Eindresultaat (wat is klaar als het klaar is) en aanbevelingen

1. Er is een uitgewerkte vergelijking van de Regels voor de Titelbeschrijving met de RDA. Dit onderdeel is afgerond en kan vanaf nu worden gebruikt in de huidige catalogiseringspraktijk. Door de Werkgroep Richtlijnen RDA is een uitvoerig document (180 p.) opgeleverd, waarin uitvoerig en nauwgezet de verschillen tussen de tot nu toe gehanteerde Regels voor de Titelbeschrijving en de nieuwe regelset RDA zijn beschreven. Dit document is meegeleverd met de eindrapportage als bijlage 1.
2. De documenten, vertaalde glossary, bijlage 2 en workflow, bijlage 3 zijn beschikbaar via de RDA Toolkit: De documenten zijn klaar om opgenomen te worden in de RDA Toolkit. Het voorstel is dat de RDA Commissie dit punt vanaf nu oppakt en dit te communiceren naar de gebruikers.
3. Beleid voor Work Records is in ontwikkeling. N.B. Implementatie in het GGC loopt door als activiteit in het kader van het Werkplan GII. In ontwikkeling door OCLC, KB en BNL. Aangezien het hier een grote wijziging betekent ten opzichte van de huidige catalogisereerpraktijk, die mogelijk aanzienlijk meer werk zal opleveren, wordt de komende tijd bekeken waar binnen Nederland de behoefte ligt aan het ontwikkelen van werkrecords. Aan de andere kant zijn de internationale ontwikkelingen op dit gebied nog niet zo erg ver. Aangezien er besloten is dat Nederland op het gebied van RDA niet leidend maar volgend is, worden de internationale ontwikkelingen indien mogelijk gevolgd. Daarbij spelen efficiency aspecten een grote rol.
4. Vervolgstappen voor wijzigingen in het GGC zijn gepland en opgestart. Dit is een lopend proces van kleine wijzigingen. Na afloop van dit project zal de voortgang hiervan moeten worden bewaakt. Voorstel is om dit te doen door opname van dit onderdeel in het GII Werkplan. De wijzigingen zijn gefaseerd opgeleverd per april 2013 en november 2013. De volgende wijzigingen staan (indien mogelijk) in juni 2014 op stapel.
5. Helpdesk RDA bij de KB is ingericht en opgestart. De Helpdesk wordt ondersteund door de RDA Commissie. De RDA Helpdesk is operationeel. (https://www.kb.nl/organisatie/onderz...and-access-rda)
6. Cursussen en trainingen zijn beschikbaar in Nederland. De cursussen en trainingen zijn een punt van aandacht. Bij de start van SLIM 3.0 waren er in Nederland twee (potientele) leveranciers, te weten de GO en Ingressus. Eind 2013 heeft de GO echter aangegeven te stoppen met het geven en verder ontwikkelen van de cursus RDA, omdat de huidige docent gestopt is. Hoewel er pogingen gedaan zijn om een nieuwe docent te vinden, is dit niet gelukt. Daarmee is Ingressus de enige cursusleverancier in Nederland. Aan Ingressus is voor dit terrein een docent verbonden, wat het terrein uiterst kwetsbaar maakt.
7. Een basiscursus RDA is als gratis online module beschikbaar. Via de website RDAtoolkit.org, onderdeel Teaching and Training zijn diverse online modules en manuals beschikbaar (http://www.rdatoolkit.org/learning). Deze modules worden voortdurend geupdatet. Voor SLIM 3.1 is in overleg met de projectcommissie besloten geen Nederlandstalige module te ontwikkelen.
8. Communicatie met de in de Nederlandse situatie belangijkste metadata leveranciers, zoals OCLC en NBD Biblion heeft plaats gevonden. Voorgesteld wordt, omdat een en ander nog in ontwikkeling is, om RDA Commissie aan te wijzen om deze communicatie op te nemen.

Organisatie van het project

Mijlpalen

Rapportage en distributie

Voor het project zullen de volgende rapportages worden opgesteld:

Bijlagen

Bijlage 1. Het Nederlandse RDA-profiel
Bijlage 2. Glossary, vertaald in het Nederlands
Bijlage 3. Workflow Een RDA-beschrijving in 10 stappen
Bijlage 4. Voorstel RDA Klankbordgroep c.q. RDA Commissie
Bijlage 5. Financiele verantwoording.
NB. Kopieën van treinkaartjes en zaalhuur worden separaat meegestuurd aan de opdrachtgever.
Bijlage 6. Factuur vertaling glossary

Projectafsluiting en evaluatie

Datum nog niet bekend: Evaluatie met de opdrachtgever aan de hand van de eindrapportage.