Importfunktionen nutzen (Import-Assistent)
Importfunktionen
Im folgenden Kapitel werden Ihnen die Funktionen des Imports, sowie einzelne spezielle Importe genauer erläutert. Die Daten könne aus verschiedenen Quellen eingelesen werden. Beachten Sie hier den Abschnitt Registerkarte Format.
Achtung: Wenn Sie sich bei einem Import an Ihre Echtdatenbank anmelden, werden die importierten Daten immer in Ihre Echtdatenbank eingelesen. Falls Sie dies nicht wünschen, können Sie einen zweiten Daten-Pool anlegen und die Import-Datei dort einlesen. Dazu müssen Sie sich vor dem Import an den Daten-Pool anmelden. Zum Anlegen eines Daten-Pools melden Sie sich bitte bei der OCLC-Service-Abteilung.
Abschnitt: Import.
Import-Assistent
Sie starten den Import-Assistenten über den Menüpunkt Assistent starten im rechten Navigationsbereich. Über die Schaltflächen Weiter und Zurück können Sie durch die einzelnen Registerkarten des Assistenten blättern.
Auf der Registerkarte Experteneinstellungen, zum Beispiel bei dem Format MAB2, bzw. der Registerkarte Wertevorgaben, zum Beispiel bei dem Importformat MARC21, können Sie die Einstellungen des Assistenten mit der Schaltfläche OK bestätigen.
Über die Schaltfläche Abbrechen können Sie den Import-Assistenten jederzeit schließen. Alternativ können Sie auch das X im oberen Fensterbereich zum Schließen verwenden.
Wenn Sie die vorgenommenen Einstellungen des Import-Assistenten speichern möchten, können Sie dies über die Schaltfläche Speichern. Nehmen Sie hierfür die Einstellungen des Assistenten vor und schließen Sie ihn über die Schaltfläche OK. Anschließen wählen Sie die Schaltfläche Speichern aus. Es öffnet sich das Fenster Speichere Einstellungen. Hier können Sie an einen von Ihnen gewählten Speicherort die Einstellungen des Import-Assistenten als .ini-Datei speichern.
Diese .ini-Datei können Sie über die Schaltfläche Laden jederzeit für den entsprechenden Import einspielen. Wählen Sie hierfür nur die Schaltfläche Laden aus und wählen Sie im Fenster Lade Einstellungen die gewünschte .ini-Datei aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche Öffnen. Die Einstellungen werden für den Import-Assistenten übernommen.
Hinweis: Wenn Sie das Import-Modul schließen, werden die aktuellen Einstellungen des Assistenten gespeichert.
Registerkarte Format
Hier geben Sie an, welches Import-Format Ihre Daten besitzen. Je nach Format existieren gegebenenfalls besondere Einstellungen, die Sie über die Schaltfläche ? vor dem jeweiligen Format eingeben können.
Die folgenden Formate stehen Ihnen zur Verfügung:
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MAB-Daten: Hier können Sie Dateien mit den Endungen .MAB bzw. .MS5 verwenden. Je nach gewählten Unterformat (Bsp.: Deutsche Bibl. oder EKZ) wird Ihnen im Fenster für die Dateiauswahl im Feld Dateityp die entsprechende Endung der Dateien angezeigt. Zum Beispiel bei Daten der ekz wird Ihnen die Voreinstellungen des Dateitypens .MS5 angezeigt.
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MARC-Daten: Hier können Sie Dateien mit den Endung .MRC verwenden. Je nach gewählten Unterformat (Bsp.: MARC21(DNB) oder MARC21(ekz)) wird Ihnen im Fenster für die Dateiauswahl im Feld Dateityp die entsprechende Endung der Dateien angezeigt.
Hinweis: Wenn Sie Medien im MARC21-Format importieren ändert sich die Ansicht der Registerkarten. Beachten Sie hierfür bitte den AbschnittRegisterkarten für den Import von Daten im MARC21-Format (.mrc). Des Weiteren muss beachtet werden, dass bei aktiver RDA-Erfassung (Einstellungsmodul > Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: RDAErfassung) die Inhalte der Importdatei direkt in die neuen Erfassungsmasken importiert werden.
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Daten im BIBLIOTHECAnext Win-Format: Die zu importierenden Dateien haben die Endung .imp . Dieser Dateityp ist im Fenster für die Dateiauswahl bereits für Sie voreingestellt.
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BIBLIOTHECAne Win: Geben Sie über die Schaltfläche ? an, ob Sie die Mediennummer aus der Import-Datei (Alte Mediennummer) übernehmen oder ob das System automatisch eine neue Mediennummer generieren soll.
Hinweis: Jede Mediennummer darf nur einmal im System vergeben werden. Wenn Sie Alte Mediennummer verwenden auswählen und schon ein Medium mit dieser Nummer existiert, wird diese Titelaufnahme nicht importiert. Sie können auch eine Nummer zum Aufaddieren (z. B. 1000000) auf die alte Mediennummer angeben. Dies ist sinnvoll, falls Sie z. B. Daten aus einer anderen Bibliothek beziehen. Die neu eingespielten Daten hätten in diesem Beispiel dann alle die Angabe 1 an erster Stelle. So geraten die neuen Mediennummern mit den bisherigen nicht in Konflikt und man kann nachvollziehen, welche Medien aus dem anderen System übernommen wurden.
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Verbundabgleich: Der Verbundabgleich wird für österreichische Bibliotheken benutzt, um die Daten mit dem BVÖ (Bibliotheksverbund Österreich) abzugleichen. Hierfür können Sie über die Schaltfläche ? spezielle Optionen für den Verbund-Import eingeben.
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Andere Formate
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CSV-Datei: Für den CSV-Import benötigen Sie eine Import-Datei mit Medien und Exemplardaten und eine Steuerdatei, in der die Struktur und das Format der Importdatei beschrieben sind. Weitere Informationen für den Import von CSV-Dateien finden Sie im Abschnitt Import von CSV-Daten.
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BiKAT: Bei der Übernahme von BiKAT-Daten (Dateiendnung .DAT) geben Sie über die Schaltfläche ? an, ob:
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die BiKAT-Mediennummer als Buchungsnummer, d. h. Barcode-Nummer in BIBLIOTHECAnext, übernommen wird,
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die Systematik als Standort /Signatur übernommen wird,
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den Import-Daten automatisch Mediengruppen zugewiesen werden.
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KNO: Daten der Koch, Neff & Oetinger Verlagsauslieferung
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MIND: Übernahmen von Daten der Datenbank ManagementInfo Wirtschaft (MIND), die im Auftrag des Informationsring Kreditwirtschaft e.V. (IK) von GENIOS produziert wird.
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FWU-Datei: Daten des Instituts für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht. Über die Schaltfläche ? geben Sie an, ob eine ASCII-Umwandlung der Daten erfolgt.
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DiViBib Online: Über dieses Format können Sie den automatisierten DiViBib-Import verwenden. Weitere Informationen hierfür finden Sie im Abschnitt Import von DiViBib-Daten.
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BLISS: Dem MIND-Format verwandt, ebenfalls aus dem Hause GENIOS
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Registerkarten für den Import von Daten im MAB2-Format, BIBLIOTHECA Win-Format und anderen Formaten
Registerkarte Datei / Anzahl
In der Registerkarte Datei / Anzahl wählen Sie über die Schaltfläche Datei auswählen die entsprechende Importdatei aus. Weiterhin können Sie angeben, ob alle Datensätze aus dieser Datei übernommen werden sollen oder nur eine bestimmte Anzahl.
Registerkarte Modus
Sie bestimmen hier, wie mit neuen bzw. bereits vorhandenen Medien umgegangen wird. Und Sie bestimmen, wie Dubletten von BIBLIOTHECAnext erkannt werden sollen. Die Registerkarte Modus ist die folgenden drei Bereiche eingeteilt:
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Was soll mit neuen Medien passieren?
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Neue Medien hinzufügen: Diese Option sollte i. d. R. immer aktiviert sein, es sei denn, Sie möchten nur Ihre vorhandenen Medien ergänzen (z. B. wenn alle Medien durch die Erwerbung bereits vorhanden sind). Neue Medien sind Medien, die noch nicht im Katalog vorhanden sind bzw. über die Dublettenkontrolle nicht gefunden werden.
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Was soll mit vorhandenen Medien passieren?
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Vorhandene Medien neu anlegen: Falls schon vorhandene Medien gefunden werden, werden diese erneut angelegt, d. h. Sie haben den Datensatz anschließend doppelt im Katalog.
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Keine vorhandenen Medien verändern: Diese Option wird ausgewählt, wenn ausschließlich neue Daten importiert werden sollen, d. h. Titel, die bisher noch nicht vorhanden sind.
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Vorhandene Medien ändern: Bei dieser Option werden alle Medien verändert, die als Dublette erkannt werden. Was als Dublette gilt, hängt von den Optionen unter Wie sollen vorhandene Medien erkannt werden? ab. Wenn vorhandene Medien verändert werden sollen, können Sie zusätzlich festlegen, welche Daten ergänzt bzw. überschrieben werden. Zum Beispiel: Systematik, Interessenkreis, Ausleihhinweis, Zusatztitel, Medienkennzeichen, Nebeneintragungen usw.
Achtung: Bisher erfasste Daten in den ausgewählten Feldern werden somit überschrieben. Falls vorhandene Medien verändert werden sollen, kann diese Änderung eingeschränkt werden auf bestimmte Titel, in dem die Option Nur für Medienstatus ausgewählt wird. Hier ist es z. B. sinnvoll, die Option auf Unvollständig umzustellen. In diesem Fall werden beim Import nur die Daten aktualisiert, die den Status der Titelaufnahme Unvollständig aufweisen.
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Wenn Sie möchten, dass bei vorhandenen Medien ein weiteres Exemplar angehängt wird, wählen Sie die Option Automatisch neues Exemplar anhängen aus.
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Wie sollen vorhandene Medien erkannt werden? Sie haben hier die folgenden Optionen zur Verfügung:
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über ISBN
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über Erscheinungsjahr
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über Externe IDNr./Bestellnummer
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Interne MedienNr. (Nur BIBLIOTHECA Format, sowie MARC21-Format)
Hier ist es z. B. sinnvoll, nur die Option über ISBN oder Externe IDNr. anzuhaken. Die ISBN gilt als relativ eindeutiges Kriterium, um Dubletten zu erkennen. Falls keine ISBNs erfasst wurden, kann mit der Externen ID-Nummer gearbeitet werden. Je nach Datenformat handelt es sich um eine interne Nummer, die vom Datenlieferanten vergeben wurde. Bei den ekz-Daten handelt es sich z. B. um die ekz-Ident-Nummer. Diese dient ebenfalls als eindeutiges Kriterium zur Dublettenerkennung.
Die Option Interne MedienNr kann nur verwendet werden, wenn BIBLIOTHECA-Daten, z. B. aus einer anderen Bibliothek, importiert werden.
Der Marc-Import bietet auch die Möglichkeit, Dubletten im Katalog anhand der Mediennummer zu ermitteln. Damit anhand der Mediennummer Dubletten gefunden werden können, muss in der MARC21-Importdatei die Mediennummer enthalten sein. Das Standardfeld, das von BIBLIOTHECAnext hierfür verwendet wird ist Feld 035, Unterfeld $a.
Mit dem Parameter: MedienNrInMarcRecord= aus dem Abschnitt: [IMPORT] der winoeb.ini kann verändert werden, in welchem Marc-Feld der MARC21-Import eine Mediennummer für das zu importierende Medium erwartet. Soll ein Marc-Feld von 001 bis 009 die Mediennummer enthalten, darf kein Unterfeld mit angegeben werden. Soll ein Marc-Feld von 010 bis 999 die Mediennummer enthalten, so muss auch das Unterfeld mit angegeben werden z.B. 999a. Bei wiederholbaren Marc-Feldern muss jeweils das erste Vorkommen des Marc-Feldes die Mediennummer enthalten. Die Feldnummer muss immer mit 3 Stellen angegeben werden (z.B. 001).
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Wenn keine der oben genannten Optionen zur Verfügung steht haben Sie auch die Möglichkeit unter Wenn in der Quelle keine ISBN vorhanden ist über die Dublettenkontrolle über:
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Hauptsachtitel und
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Verfasser und
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Urheber / Körperschaft
Diese Optionen sollten nach Möglichkeit nicht verwendet werden, da eine Dublettenerkennung mit diesen Daten nur sehr schlecht möglich ist.
Registerkarte Wertevorgaben
Auf der Registerkarte Wertevorgaben geben Sie an, welche Standardvorgaben für neu anzulegende Medien gelten für:
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Zugangsdatum: Hier ist automatisch das tagesaktuelle Datum eingetragen.
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Medienart: Wenn Sie keine spezielle Medienart auswählen, setzt BIBLIOTHECAnext automatisch die Medienart Monographie.
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Mediengruppe: Die Inhalte der Auswahlliste können Sie über das Einstellungsmodul unter Registerpflege Werte Tabelle: MedienGrp bearbeiten.
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Medienkennz(eichen): Die Inhalte der Auswahlliste können Sie über das Einstellungsmodul unter Registerpflege Werte Tabelle: MeKZ bearbeiten.
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Status der TA (Titelaufnahme)
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Exemplarstatus: Die Inhalte der Auswahlliste können Sie über das Einstellungsmodul unter Registerpflege Werte Tabelle: Exemplarstatus bearbeiten.
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Zweigstelle: Die Inhalte der Auswahlliste können Sie über das Einstellungsmodul unter Registerpflege Werte Tabelle: Zweigstelle bearbeiten.
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Statusänderung bei Änderung einer Titelaufnahme
Ist die Option bei Immer aktiviert, dann werden die bereits vorhandenen Einträge in diesen Feldern mit den Inhalten aus der Import-Datei überschrieben.
Registerkarte Einstellungen
Auf der Registerkarte Einstellungen können Sie folgende Optionen aktivieren:
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Schreibe Fehler in Datei und kürze zu lange Werte automatisch: Falls beim Import ein Datenfeld zu lang ausgefüllt ist, wird dieses beim Import automatisch abgeschnitten, damit es in das entsprechende BIBLIOTHECAnext-Feld passt. Diese Option sollte immer aktiviert sein.
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Zähle Mediensätze am Anfang: Diese Option dient zur Kontrolle, ob Mediensätze korrekt importiert werden.
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Gesamte Übernahme manuell bestätigen
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Automatisch Register verknüpfen: Beim Import von Daten, wie z. B. Schlagworten oder Verfassern, prüft der Import automatisch, ob eine Person oder ein Schlagwort bereits im Register enthalten ist.
Wenn ja, wird eine Verknüpfung hergestellt (grüner Punkt in der Katalogaufnahme). Wenn der Eintrag nicht im Register existiert, wird die Person oder das Schlagwort trotzdem in den Datensatz aufgenommen, aber nicht mit dem Register verknüpft (roter Punkt in der Katalogaufnahme). Die Daten sind dennoch recherchierbar.
Falls Sie die Option Automatisch Register verknüpfen aktivieren, werden die Personen- und Schlagwortdaten immer ins Register aufgenommen. D. h., nach dem Import finden Sie immer grüne Punkte in den Titelaufnahmen.
Der Vorteil dieser Option ist, dass Sie die Nachbearbeitung (Verknüpfungen manuell erstellen) umgehen. Der Nachteil ist jedoch, dass der Import wesentlich länger dauert. Bei Nutzung von Normdaten, wie der SWD, wird die Normdatei durch die Import-Daten verfälscht.
Registerkarte Experteneinstellungen
Diese Optionen sollten Sie in der Regel nicht verändern. Die Einstellungen sollten wie vorgegeben verwendet werden.
Registerkarten für den Import von Daten im MARC21-Format (.mrc)
Registerkarte Einstellungen
Auf dieser Registerkarte stehen Ihnen die Bereiche Datei, Medienverwaltung, Exemplarverwaltung und Registerverwaltung zur Verfügung.
- Im Bereich Datei öffnen Sie über die Schaltfläche mit den drei Punkten das Fenster Öffnen Fremddatendatei.
- Wählen Sie hier die entsprechende Datei für den Import aus. Der Dateityp MARC21 (DNB) (*.mrc) bzw. MARC21 (ekz) (*mrc) ist voreingestellt, je nachdem welches Format Sie ausgewählt haben.
Im Bereich Medienverwaltung bestimmen Sie, was mit neuen bzw. bereits vorhandenen Medien passieren soll. Ihnen stehen die folgenden Varianten zur Verfügung:
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Vorhandene Medien erneut anlegen (duplizieren): Hier werden unabhängig davon, ob die Medien bereits im Bestand sind oder nicht, alle Inhalte der Import-Datei eingespielt und als neu Medien, inkl. Exemplar, angelegt.
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Bereits vorhandene Medien ignorieren: Die Medien, die bereits im Bestand sind, werden aus der Import-Dateien nicht eingespielt. Des Weiteren aktiviert sich die Registerkarte Dublettenerkennung, die vorher ausgegraut war. Weitere Informationen erhalten Sie im Abschnitt Registerkarte Dublettenerkennung.
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Werte in vorhandenen Medien ersetzen (Ergänzungsmodus): Sobald Sie diesen Menüpunkt ausgewählt haben, aktivieren sich die Registerkarten Dublettenprüfung und Feldaktualisierung. Sie haben jetzt die Möglichkeit über die Registerkarte Feldaktualisierung zu bestimmen, welche Inhalte der Import-Datei bei bereits vorhandenen Medien ergänzt oder ersetzt werden. Weitere Informationen erhalten Sie im Abschnitt Registerkarte Feldaktualisierung.
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Exemplarverwaltung: Zusätzlich zur Auswahl im Abschnitt Medienverwaltung gibt es die Möglichkeit zu entscheiden, ob beim Import ein Exemplar mit angelegt werden soll oder nicht. Dafür kann die Option Für vorhandene Medien ein Exemplar hinzufügen oder/und für neue Medien ein Exemplar hinzufügen aktivieren.
Im Bereich Registerverwaltung bestimmen Sie ob neue Werte automatisch mit dem Register verknüpft werden bzw. ob neue Registerwerte angelegt werden.
Hinweis: Wenn Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog für den Parameter RDAErfassung den Wert J eingetragen haben, ist der Bereich Registerverwaltung ausgegraut. Die neuen Werte werden automatisch mit dem Register verknüpft.
Registerkarte Dublettenerkennung
In dieser Registerkarte können Sie individuell entscheiden anhand welcher Kriterien die Dublettenkontrolle durchgeführt wird. Wenn Sie die Option Alle Kriterien aktivieren, werden automatisch alle Auswahlkriterien darunter mit einem Haken versehen.
Alternativ können Sie auch individuell die Haken bei den einzelnen Kriterien setzen. Diese Kriterien sind über eine ODER-Verknüpfung miteinander verbunden. Das heißt, wenn BIBLIOTHECAnext über die ISBN eine Dublette im System findet, werden die weiteren angehakten Kriterien nicht mehr berücksichtig.
Registerkarte Feldaktualisierung (Ergänzungsmodus)
Diese Registerkarte ist aufgeteilt in die Bereiche Nicht-Wiederholbare Felder und in Wiederholbare Felder. Im Bereich Nicht-Wiederholbare Felder können Sie die Markierung entweder bei „Alle nicht-wiederholbaren Feldern“ (fett gedruckt) oder individuell bei jedem einzelnen Feld setzen.
BIBLIOTHECAnext ein neues Feld in die bereits vorhandene Erfassungsmaske eingefügt. Dies ist bei nicht-wiederholbaren Feldern jedoch nicht möglich, es kann lediglich ersetzt werden.
Im Bereich Wiederholbare Felder können Sie ebenfalls die Markierung entweder bei alle wiederholbaren Feldern (fett gedruckt) oder individuell bei den einzelnen Feldern setzen. Des Weiteren haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit zwischen den Varianten ergänzen und ersetzten zu wählen.
Wenn Sie die Markierung bei ergänzen (fett gedruckt) gesetzt haben, werden die Inhalte aus der Importdatei bei allen wiederholbaren Feldern hinzugefügt, in dem ein neues Feld in die bereits vorhandene Erfassungsmaske eingefügt wird. Haben Sie die Markierung bei ersetzen (fett gedruckt) gesetzt, werden automatisch alle Inhalte aus der Importdatei bei den wiederholbaren Felder ersetzt. Das heißt die bisherigen Inhalte in der bereits vorhandenen Erfassungsmaske werden überschrieben durch die neuen Inhalte aus der Importdatei. Alternativ können Sie aber auch individuell entscheiden welches wiederholbare Feld ergänzt bzw. ersetzt wird. Indem Sie die entsprechende Markierung in der Spalte ergänzen bzw. ersetzen hinter dem jeweiligen Feld setzen.
Registerkarte Wertevorgaben
In dieser Registerkarte geben Sie an, welche Standardwerte für die Verwaltungsfelder bei neu anzulegenden Medien gelten sollen:
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Zugangsdatum: Hier ist automatisch das tagesaktuelle Datum eingetragen.
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Medienart: Wenn Sie keine spezielle Medienart auswählen, setzt BIBLIOTHECAnext automatisch die Medienart Monographie.
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Mediengruppe: Die Inhalte der Auswahlliste können Sie über das Einstellungsmodul unter Registerpflege Werte Tabelle: MedienGrp bearbeiten.
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Medienkennz(eichen): Die Inhalte der Auswahlliste können Sie über das Einstellungsmodul unter Registerpflege Werte Tabelle: MeKZ bearbeiten.
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Status der TA (Titelaufnahme)
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Exemplarstatus: Die Inhalte der Auswahlliste können Sie über das Einstellungsmodul unter Registerpflege Werte Tabelle: Exemplarstatus bearbeiten.
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Zweigstelle: Die Inhalte der Auswahlliste können Sie über das Einstellungsmodul unter Registerpflege Werte Tabelle: Zweigstelle bearbeiten.
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Herkunft: Die Inhalte der Auswahlliste können Sie über das Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte → Tabelle: Herkunft bearbeiten.
Import durchführen
Wenn Sie im Import-Assistenten die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, starten Sie den Import über den Menüpunkt Import starten.
Im linken Bildschirmbereich erhalten Sie Rückmeldungen zum erfolgreichen Import Ihrer Daten. Bei Problemen bricht BIBLIOTHECAnext den Import ab und Sie erhalten eine Fehlermeldung in einem separaten Dialog, die Sie bestätigen müssen. Prüfen Sie mögliche Fehlerquellen wie z. B. ungültige Dateiformate, nichtlesbaren Daten etc.
Hinweis: Der Import-Vorgang kann durch Klicken auf Stop abgebrochen werden. Sie haben die Möglichkeit bereits vom Import-Vorgang importierte Daten wieder zu entfernen.
Achtung: Falls Sie große Datenmengen importieren, sollte niemand in BIBLIOTHECAnext arbeiten.