Konditionen

Allgemeines (Standardkonditionen)

Bei den Standardkonditionen auf der Registerkarte Allgemeines befinden sich einige Punkte zur Berechnung der Benutzungsgebühren sowie zu Regelungen für Leih- und Verlängerungsfristen.

Benutzungsgebühren

Auf der Registerkarte Benutzungsgebühren werden z. B. Jahresgebühren oder Leihgebühren eingetragen.

• Einmalige Leihgebühr: Bei jedem Medium in der Ausleihe oder Rückgabe wird eine Gebühr gebucht.
• Intervalle > Alternativen: Die drei Zeilen stehen für drei mögliche Alternativen. Wird nur die erste Zeile ausgefüllt, gibt es nur diese eine Möglichkeit. Wenn die erste und die zweite Zeile ausgefüllt werden, hat der Benutzer die Wahl zwischen den beiden Angaben usw.Beispiel 1 - nur Jahresgebühr:
  Bei der ersten Alternative wird eingetragen: Anzahl 1, Intervall Jahr, Betrag x EUR. Alle anderen Beträge bleiben auf 0,00. Der Leser eine Jahresgebühr von x EUR zu zahlen hat.Beispiel 2 – Jahresgebühr und Monatsgebühr: Bei der ersten Alternative wird Anzahl 1, Intervall Jahr, Betrag x EUR angegeben. Bei der zweiten Alternative wird Anzahl 1, Intervall Monat, Betrag y EUR angegeben. Der Leser die Wahl hat zwischen einer Jahresgebühr von x EUR und einer monatlichen Gebühr von y EUR.

Säumnis-/Mahngebühren

Die Säumnisgebühren werden unabhängig von einer Mahnung berechnet. Es handelt sich dabei um Gebühren, die erst bei einer Rückgabe oder Verlängerung auf das Leserkonto gebucht werden. Davor werden die Gebühren nicht im Gebührenkonto angezeigt. Man kann die Säumnisgebühren vor der Rückgabe im Leserkonto in der Spalte Gebühr und in der unteren Zeile bei der Anzeige des Kontostandes sehen. Es handelt sich bis zur Rückgabe oder Verlängerung um schwebende Gebühren. Auf den Mahnbriefen kann die Gebühr ebenfalls angezeigt werden. Da die Säumnisgebühren pro Tag oder Woche weiterlaufen, kann sich diese Anzeige täglich verändern. Die Berechnung der Säumnisgebühren ist zusätzlich abhängig von der Einstellung der Kulanztage:

Die Säumnis-/Mahngebühren stellen Sie unter Einstellungen > Konditionen > Standardkonditionen > Registerkarte: Säumnis-/Mahngebühren wie folgt ein:

• Überziehung: Nach Ablauf der Frist und der Kulanztage wird einmalig ein Betrag berechnet. Der Betrag wird bei jedem überzogenen Exemplar fällig.
• Überzogener Tag: Nach Ablauf der Leihfrist und der Kulanztage wird für jedes Exemplar und für jeden überzogenen Tag der genannte Betrag veranschlagt. Bei den Einstellungen unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: SäumnisgebÖffnung kann festgelegt werden, ob diese Gebühr nur für Öffnungstage oder für alle Tage anfällt.
• Überzogene Woche: Nach Ablauf der Frist und der Kulanztage wird für jedes Exemplar und für jede angefangene Woche der genannte Betrag veranschlagt. Der Parameter SäumnisGebÖffnung greift nicht! Das System prüft bei der Berechnung von einer Woche, ob am ersten Tag der Woche ein Schließ- oder Feiertag eingetragen ist. Falls ja, beginnt die Berechnung nicht an diesem, sondern prüft dann den nächsten Tag. Wenn hier wieder ein Schließtag ist, wird die Berechnung soweit hinausgeschoben, bis der nächste Öffnungstag gefunden wird. Damit wird gewährleistet, dass innerhalb von Schließwochen keine Berechnung erfolgt. Wenn jedoch ein Tag geöffnet ist, wird die Gebühr pro Woche berechnet (dies gilt als eine angefangene Woche). Für die restlichen sechs Tage der Überziehungswoche wird das System ebenfalls auf Schließtage abgeprüft. Wird ein weiterer Schließtag gefunden, verschiebt sich die Berechnung entsprechend.

• Maximal: Festlegung eines Maximalbetrags. Wenn kein Betrag eingetragen wird, werden die Gebühren pro Tag oder Woche immer weiter hochgerechnet, solange, bis der Leser die Exemplare verlängert oder zurückgibt. Wird ein Maximalbetrag eingetragen, stoppt die Veranschlagung der Gebühren bei diesem Betrag. Der Maximalbetrag wird für jedes Exemplar einzeln berechnet.
• Mahngebühren: Diese Gebühren werden in der Spalte pro Mahnfall (Exemplar) angegeben. Die Mahngebühren werden pro Exemplar bei der Durchführung eines Mahnlaufes berechnet. Es sind bis zu fünf Mahnstufen, z. B. für Verwaltungsgebühren, möglich. Wird kein Mahnlauf durchgeführt, entsteht auch keine Gebühr. Die Mahngebühren sind unabhängig von den Säumnisgebühren. Wenn Sie bei beiden Gebührenarten Beträge einstellen, werden beide bei den entsprechenden Vorgängen erzeugt und addiert.
  Vorteil der Mahngebühr: Sie ist unabhängig von den Kulanztagen und fällt nur dann an, wenn ein Mahnlauf stattfindet. Es handelt sich hierbei nicht um schwebende Gebühren, wie bei den Säumnisgebühren.
• Mahnpauschale (pro Brief): Diese Gebühr in der Spalte pro Mahnbrief angegeben. Die Mahnpauschale wird pro Mahnbrief bei der Durchführung eines Mahnlaufes berechnet. Es sind bis zu fünf Mahnstufen, z. B. für Portogebühren, möglich. Wenn kein Mahnlauf durchgeführt wird, entsteht auch keine Gebühr. Die Mahnpauschale entsteht wie die Mahngebühr nur bei der Durchführung des Mahnlaufs und ist unabhängig von Kulanztagen.
  Falls bei bestimmten Benutzergruppen oder Mediengruppen keine Gebühren, oder andere Beträge berechnet werden sollen, wird dies unter Weitere Konditionen geregelt.

Leihfristen

Bei den Leihfristen sind zunächst die Standardleihfristen für den Großteil der Medien festzulegen. Die Berechnung kann wahlweise nach Kalendertagen oder nach Öffnungstagen erfolgen. Dazu muss auf der Registerkarte Allgemeines bei den Standardkonditionen die entsprechende Option aktiviert sein.

Nähere Informationen: Einstellungen – Konditionen – Standardkonditionen – Allgemeines (Standardkonditionen)

Auf der Registerkarte Leihfristen unter Einstellungen > Konditionen > Standardkonditionen wird die Leihfrist in Tagen angegeben, die standardmäßig gilt. Bei einer Berechnung nach Kalendertagen sind das z. B. 28 Tage. Bei einer Berechnung nach Öffnungstagen sind das z. B. 20 Tage (bei fünf Öffnungstagen pro Woche).

Kulanztage: Die Kulanztage werden standardmäßig so berechnet, wie es für die Leihfristen unter der Registerkarte Allgemeines eingestellt ist. Die Kulanztage sind ausschließlich für die Berechnung von Säumnisgebühren relevant. Sie gelten nicht für die Berechnung der Mahnungen oder Mahngebühren.

Bei der Berechnung der Kulanztage nach Kalendertagen ist vorgegeben, dass der letzte Kulanztag nie auf einen Schließtag fallen darf.

Beispiel: Kulanztage sollen nach Kalendertagen berechnet werden: Es sind 5 Kulanztage eingestellt, das Ende der Leihfrist fällt auf Dienstag, den 06.02.2007. Die Kulanztage verteilen sich wie folgt, wenn Montag bis Freitag geöffnet ist:

Mittwoch, 07.02. 1. Kulanztag

Donnerstag, 08.02. 2. Kulanztag

Freitag, 09.02. 3. Kulanztage

Samstag, 10.02. 4. Kulanztag

Sonntag, 11.02. kein Kulanztag, da der letzte Kulanztag (hier der 5.) nicht auf einen Schließtag fallen darf

Montag, 12.02. 5. Kulanztag: der 5. Kulanztag wurde von Sonntag auf Montag verschoben

Die Berechnung der Säumnisgebühren beginnt dann am Folgetag, dem 13.02.

Zu den Kulanztagen existieren zwei Sonderkonditionen:

• Kondition SOKK: Berechnung der Kulanztage nach Öffnungstagen

• Kondition SOKS: Letzter Kulanztag darf auch auf einen Schließtag fallen.

Nähere Informationen:

Einstellungen – Konditionen - Weitere Konditionen

Verl. Frist 1 , 2, 3: Fristen für Verlängerungen. Es gelten dieselben Bedingungen wie bei der Eingabe der Leihfrist. Wie viele Verlängerungen zulässig sind, können Sie in der Registerkarte Sonstiges einstellen.

Frist Bestellung: Wenn ein Exemplar vorgemerkt ist, wird dieses für den Leser bereitgestellt, wenn der vorherige Leser das Exemplar zurückgegeben hat. Diese Frist gibt an, wie lange das Exemplar für den Leser bereitgestellt werden soll. Nach Ablauf dieser Frist kann das Exemplar aus dem Vormerkregal entfernt und die Vorbestellung gelöscht, bzw. abgeräumt werden.

Mahnfristen

Hier haben Sie die Möglichkeit die Mahnfristen für bis zu fünf Mahnstufen einzustellen. Beachten Sie dabei folgende Punkte:

• Wenn Sie z. B. nur drei Mahnstufen verwenden, tragen Sie bei der Frist für die 4. Mahnung und 5. Mahnung 0 ein. Nach Ablauf der Leihfrist beginnt die Berechnung der Mahnfrist für die 1. Mahnung.
• Nach Ablauf der Mahnfrist können Sie einen Mahnlauf durchführen. Falls der Mahnlauf nicht durchgeführt wird, bleibt das Exemplar solange im Mahnlauf stehen, bis das Exemplar zurückgegeben oder verlängert wird.
• Erst wenn Sie den Mahnlauf für die 1. Mahnung durchgeführt haben, beginnt die Mahnfrist für die 2. Mahnung.
• Die Mahnfrist wird generell nach Kalendertragen berechnet. Wenn eine Berechnung nach Öffnungstagen erfolgen soll, müssen Sie die Kondition SOMO unter Konditionen > Weitere Konditionen umstellen.

Beispiel: Die Leihfrist endet am 12.11. Als Mahnfrist sind 14 Tage eingestellt. Die Mahnung kann in diesem Fall ab dem 26.11. ausgedruckt werden, d. h. am 14. Tag der Mahnfrist. Falls am 26.11. kein Mahnlauf erfolgt, erscheint das Exemplar am 27.11. wieder in der Mahnung usw.. Wenn am 26.11. gemahnt wurde, beginnt die Mahnfirst für die zweite Stufe (hier sind z. B. wieder 14 Tage eingestellt. Die 2. Mahnung kann dann am 10.12. gedruckt werden, am 14. Tag nach der 1. Mahnung.

Benutzungsgebühren

Unter den Benutzungsgebühren der weiteren Konditionen finden Sie die Punkte zur ersten bis dritten Alternative aus den Standardkonditionen > Registerkarte: Benutzungsgebühren.

Beispiel 1: Wenn z. B. eine Jahresgebühr erhoben wird, kann mit der ersten Alternative eine Ausnahme zu dieser Jahresgebühr definiert werden. Es wird dabei beispielsweise festgelegt, dass Kinder eine ermäßigte Jahresgebühr erhält.

Die erste Alternative aus den weiteren Konditionen ist immer zu verwenden, wenn eine Ausnahme zur ersten Standardkondition > Registerkarte: Benutzungsgebühr definiert werden soll:

1. Markieren Sie die BGI1 1. Alternative.
2. Wählen Sie aus der Auswahlliste eine Benutzergruppe (z. B. Kinder) aus.
3. Tragen Sie unter Wert den Jahresbetrag, bei Anzahl 1 und Einheit Jahr ein. Diese Angaben müssen mit den Angaben aus den Standardkonditionen übereinstimmen, d. h. dort muss auch Anzahl 1, Einheit Jahr vermerkt sein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die die neue Ausnahmekondition zu speichern.

Beispiel 2: Wenn eine Jahresgebühr und eine Monatsgebühr definiert sind, werden BGI1 1. Alternative und BGI2 2. Alternative verwendet, um Ausnahmen einzutragen. Diese Kombination gilt wiederum nur dann, wenn in den Standardkonditionen in der ersten Zeile die Jahresgebühr und in der zweiten Zeile die Monatsgebühr eingetragen sind.

Die weiteren Konditionen der Benutzungsgebühren haben folgende Bedeutung:

• BGEG – Leihgebühr einmalig: Entspricht der einmaligen Leihgebühr pro Exemplar aus den Standardkonditionen.
• BGTG – Leihgebühr pro Tag: Zu dieser weiteren Kondition gibt es keine Standardkondition. Hierbei wird für jeden Ausleihtag eine Gebühr berechnet. Diese wird bei der Rückgabe des Exemplars auf das Leserkonto gebucht. Wenn die Kondition BGTG angewählt wird, fällt der entsprechende Betrag zusätzlich zur Jahresgebühr an. Wenn zusätzlich Überzugsgebühren definiert werden, fallen diese zusätzlich zur Leihgebühr an, wenn das Exemplar überzogen wurde. Des Weiteren kann festgelegt werden, ob die Leihgebühr pro Öffnungstag oder Kalendertag berechnet werden soll, siehe Parameter LeihGebÖffnung.
• BGIZ – Leihgebühr zeitbezogen: Zu dieser weiteren Kondition gibt es keine Standardkondition. Hier kann eine Leihgebühr für einen bestimmten Zeitraum angegeben werden, z. B. 2,00 EUR für 3 Tage o. ä. Falls zusätzlich Jahresgebühren oder Überzugsgebühren definiert sind, werden die Beträge addiert.
• BGIM – Leihgebühr zeitbezogen maximal: In Zusammenhang mit der Kondition BGIZ – Leihgebühr zeitbezogen kann hier ein Maximalwert eingetragen werden.

Tipp 1: Konditionen für mehrere ähnliche Mediengruppen oder Benutzergruppen können zusammengefasst werden.

Beispiel: Für Videos soll eine Leihgebühr definiert werden. Zu den Videos gibt es z. B. die Mediengruppen V12, V16 und V18 für die verschiedenen Altersstufen. Die Kondition BGEG wird ausgewählt. Bei der Mediengruppe kann V% angegeben werden. Das bedeutet, dass für alle Mediengruppen, deren Kürzel mit V beginnt, diese Kondition aktiviert wird

Tipp 2: Konditionen dürfen sich nicht gegenseitig ausschließen.

Beispiel: Sie haben eine Kondition BGEG – Leihgebühr einmalig für Kinder definiert. Abweichend von der Standardleihgebühr sollen Kinder nur die Hälfte bezahlen. Zusätzlich haben Sie eine Kondition BGEG definiert, bei der festgelegt wird, dass alle Leser für CD-ROMs eine zusätzliche Leihgebühr zahlen sollen. Wenn nun ein Kind eine CD-ROM ausleiht, weiß das System nicht, welche Kondition gelten soll: die für das Kind, oder die für die CD-ROM. Das System entscheidet sich in einem solchen Fall für die erstbeste Kondition, d. h. eventuell die falsche. Damit so etwas nicht passiert, müssen die Konditionen genauer angegeben werden. In dem genannten Beispiel müssten Sie noch eine Kondition für BGEG anlegen, in der festgelegt wird, welcher Betrag für Kinder UND CD-ROMs gelten soll, d. h. bei Anlegen der Kondition füllen Sie die Felder Benutzergruppe und Mediengruppe aus.

Säumnis-/Mahngebühren

Beim Punkt Säumnis- > Mahngebühren können Ausnahmen zu den Standardkonditionen, Registerkarte Säumnis- > Mahngebühren getroffen werden. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass für die getroffenen Standardkonditionen die korrekte Kondition als Ausnahme definiert wird. Nur wenn Standardkondition und Ausnahme durch die einander entsprechenden Konditionen definiert sind, ist eine korrekte Funktionalität gewährleistet. Andernfalls werden Gebühren eventuell doppelt berechnet.

Wenn Sie z. B. wünschen, dass Mitarbeiter keine Mahngebühren zahlen sollen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Prüfen Sie, welche Spalte in den Standardkonditionen verwendet wird, d. h. welche Gebührenart zutreffend ist (Bsp.: Mahngebühr in der Spalte links unten).
2. Wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Konditionen > Weitere Konditionen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4. Wählen Sie bei Säumnis-/Mahngebühren den Punkt MGG1 – 1. Mahnung aus. Dies entspricht der Mahngebühr aus den Standardkonditionen (Spalte links unten).
5. Wählen Sie nun auf der linken Seite die Benutzergruppe für Mitarbeiter aus.
6. Im Feld Betrag geben Sie 0,00 an, da die Mitarbeiter nichts zahlen sollen.
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Derselbe Vorgang muss nun für MGG2 bis MGG5 wiederholt werden, wenn Sie in den Standardkonditionen auch die 2. bis 5. Mahnstufe mit Gebühren definiert haben.
9. Denselben Vorgang können Sie für alle Benutzergruppen vornehmen, beim Betrag geben Sie dann den für diese Benutzergruppe gültigen Betrag an. Statt Benutzergruppen können Sie auch Definitionen für Mediengruppen oder Zweigstellen vornehmen.

Die hier genannten weiteren Konditionen entsprechen folgenden Standardkonditionen:

• MGG1–MGG5 – 1.-5.Mahnung: Entspricht der Mahngebühr aus den Standardkonditionen (dort die linke untere Spalte, Mahngebühr pro Exemplar).MGP1-MGP5 – 1.-5.
• Mahnung (Pauschale): Entspricht der Mahnpauschale, Gebühr pro Brief aus den Standardkonditionen.
• MGB1-MGB5 – 1.-5. Gebührenmahnung (Pauschale): Diese Einstellung gibt es nur in den weiteren Konditionen. Der Eintrag betrifft eine Gebührenpauschale, z. B. Porto, wenn die Gebührenmahnung ausgelöst wird.
• MGU1 – Überziehung (Pauschale): Entspricht der einmaligen Überziehungsgebühr aus den Standardkonditionen.
• MGUT – Überziehung pro Tag: Entspricht der Überziehung pro Tag aus den Standardkonditionen.
• MGUW – Überziehung pro Woche: Entspricht der Überziehung pro Woche aus den Standardkonditionen.
• MGMX – Maximal pro Exemplar: Entspricht der Maximalangabe aus den Standardkonditionen.
• SGPX – SMS-Gebühr beim Versand von Benachrichtigungen: Hier wird die SMS-Gebühr festgelegt, die beim Versand von Benachrichtigungen über BIBLIOTHECAnext auf das Benutzerkonto gebucht werden soll. Davon betroffen sind die Erinnerungen, Mahnungen, Gebührenmahnungen, Vorbestellbenachrichtigungen und Serien-Infos.
• MGI1-MGI4 - Überziehung 1.-4. Intervall: Intervalle sind nur in den weiteren Konditionen zu finden. Die Intervalle werden statt oder zusätzlich zu den Konditionen MGUW und MGUT verwendet. Sie werden dann benötigt, wenn unterschiedliche Beträge als Säumnisgebühren berechnet werden sollen.

Bsp.: In der ersten Woche nach Ablauf der Leihfrist sollen 0,50 EUR pro Woche berechnet werden. In der 2. Woche nach Ablauf der Frist sollen 1,00 EUR pro Woche berechnet werden, ab der 3. Woche sollen immer 1,50 EUR pro Woche fortlaufend berechnet werden.

Über die Kondition MGUW ist dies nicht abzudecken, da hier nur ein konstanter Betrag eingetragen werden kann. Mit Hilfe der Intervalle können verschiedene Zeitperioden für die Berechnung unterschiedlicher Beträge angegeben werden:

1. Markieren Sie MGI1 – 1. Intervall.
2. Tragen Sie auf der linken Seite den ersten zu berechnenden Betrag ein, z. B. 0,50 EUR.
3. Tragen Sie bei Anzahl 1 ein.
4. Tragen Sie bei Intervall Woche ein. Alternativ dazu können Sie bei Anzahl 7 und bei Einheit Tag eintragen.
5. Speichern Sie Ihre Angaben.
6. Markieren Sie MGI2 – 2. Intervall.
7. Tragen Sie hier als Betrag 1,00 EUR ein.
8. Tragen Sie bei Anzahl 1 ein.
9. Tragen Sie bei Einheit Woche ein.
10. Tragen Sie bei der Kondition MGUW oder in der Standardkondition Überziehung pro Woche 1,50 EUR ein.

Es wird zunächst geprüft, ob in den weiteren Konditionen ein Intervall eingetragen ist. Nach Ablauf der Leihfrist und nach Ablauf der Kulanztage wird zuerst das erste Intervall abgearbeitet. Sobald der Zeitraum des ersten Intervalls abgelaufen ist, beginnt das zweite Intervall, usw. Wenn BIBLIOTHECAnext kein weiteres Intervall mehr findet (maximal vier Intervalle sind möglich), greift das System auf die Konditionen für Überziehung pro Tag oder pro Woche zurück.

Wenn dort Einträge gefunden werden, werden diese Beträge weiter pro Tag oder pro Woche hochgerechnet.

Das bedeutet, dass man Intervalle und die Standard-Überziehungen miteinander kombinieren kann: zuerst kommt das Intervall an die Reihe, dann die Konditionen zur Überziehung. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Überziehung in den Standardkonditionen oder zusätzlich auch in den weiteren Konditionen eingetragen ist.

Tipp: Wenn die gleichen Konditionen für mehrere ähnliche Mediengruppen oder Benutzergruppen eingetragen werden sollen, können diese zusammengefasst werden.

Beispiel: Für Videos soll eine Überzugsgebühr pro Tag erfasst werden. Zu den Videos gibt es z. B. die Mediengruppen V12, V16 und V18 für die verschiedenen Altersstufen. Die Kondition MGUT wird ausgewählt. Bei der Mediengruppe kann nun V% angegeben werden. Das bedeutet, dass für alle Mediengruppen, deren Kürzel mit V beginnt, diese Kondition aktiviert wurde.

Wenn Sie z. B. bei den Standardkonditionen eine Überziehung pro Woche eingestellt haben und nun bei den weiteren Konditionen eine Überziehung pro Tag z. B. für CD-ROMs festlegen wollen, beachten Sie bitte folgendes: Wenn Sie die Kondition MGUT verwenden, wird diese zu den Standardkonditionen, d. h. zur Überziehung pro Woche addiert! Wenn dies nicht gewünscht ist, müssen Sie die Kondition MGUW für CD-ROMs auf 0,00 setzen, damit das System weiß, dass bei CD-ROMS nur MGUT gelten soll. Erst dann wird die Standardkondition für CD-ROMs ignoriert.

Beispiel: Ein Medium hat eine Leihfrist bis zum 05.11.2003. Nach Ablauf der Leihfrist soll ein Intervall für 1 Woche berechnet werden. Es gelten keine Kulanztage, dafür gibt es jedoch vom 10.11.2003 bis zum 16.11.2003 eine Schließwoche. Ansonsten ist von Montag bis Freitag geöffnet. Bei der Berechnung des Intervalls werden nun folgende Tage herangezogen:

• 06.11. 1. Tag des Intervalls
• 07.11. 2. Tag des Intervalls
• 08.11.2003 kein Intervall, da Schließtag (Samstag)
• 09.11.2003 kein Intervall, da Schließtag (Sonntag)
• 10.11.2003 bis 16.11.2003 kein Intervall, da Schließwoche
• 17.11.2003 3. Tag des Intervalls
• 18.11.2003 4. Tag des Intervalls
• 19.11.2003 5. Tag des Intervalls
• 20.11.2003 6. Tag des Intervalls
• 21.11.2003 7. Tag des Intervalls
• Das Intervall ist damit komplett. Ab dem 24.11.2003 beginnt somit die Berechnung des nächsten Intervalls (der 22. und 23.11. wird wegen Samstag/Sonntag wieder übersprungen).

Leihfristen

Beim Punkt Leihfristen können Ausnahmen zu den Standardkonditionen, Registerkarte Leihfristen getroffen werden. Wenn Sie z. B. wünschen, dass Zeitschriften nur 14 statt 28 Tage entliehen werden dürfen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Konditionen > Weitere Konditionen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
3. Wählen Sie unter Gebührenart > Frist den Punkt Leihfristen aus.
4. Wählen Sie den Unterpunkt LFLF - Leihfrist aus. Dies entspricht der Leihfrist aus den Standardkonditionen.
5. Wählen Sie auf der linken Seite die Mediengruppe für Zeitschriften aus.
6. Geben Sie im Feld Betrag den Wert 14 an (das Betragsfeld dient hier als Steuerfeld).
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Derselbe Vorgang kann nun - je nach Bedarf - für die Konditionen LFV1 und LFV2 wiederholt werden, wenn die Verlängerungsfristen ebenfalls verkürzt werden sollen.

Weitere Konditionen zu den Leihfristen:

• LFLF – Leihfrist: Entspricht der Standard-Leihfrist. Hier können verkürzte oder verlängerte Leihfristen für Benutzergruppen oder Mediengruppen angegeben werden, z. B. verlängerte Leihfrist für Mitarbeiter oder Lehrer und verkürzte Leihfrist für Videos oder z. B. Zeitschriften.
• LFKT – Kulanztage: Hier wird die Anzahl der Kulanztage festgelegt, falls es zur Standardkondition Ausnahmen gibt. Zur Berechnung der Kulanztage beachten Sie bitte auch die Angaben bei den Standardkonditionen und Weiteren Konditionen für Kulanztage unter dem Punkt Sonstiges (SOKK und SOKS).
• LFV1: 1. Verlängerung
• LFV2: 2. Verlängerung
• LFV3: 3. Verlängerung: Entspricht den Verlängerungsfristen aus den Standardkonditionen. Wenn hier die Frist auf Null gesetzt wird, wird die Verlängerung zwar scheinbar durchgeführt, aber das Rückgabedatum verändert sich nicht. Falls eine Verlängerung nicht zugelassen werden soll, muss zusätzlich die Kondition SOMV eingestellt werden, siehe Weitere Konditionen >Sonstiges.

Alle weiteren Verlängerungen werden anhand der Konditionen der 3. Verlängerung vorgenommen.

• LFVV – Verlängerung von Vorbestellungen: An dieser Stelle wird festgelegt, ob vorbestellte Medien verlängert werden dürfen. Wird im Feld Betrag 1 angegeben, ist die Verlängerung erlaubt, wird "0" angegeben, ist die Verlängerung nicht erlaubt. Ist eine Verlängerung nicht erlaubt, erscheint bei der Verlängerung in der Verbuchung die Sperre „Das Medium ist zum Ausleihtermin bereits vorgemerkt“. Je nach Berechtigung der Mitarbeiter kann diese Sperre umgangen werden, siehe Kennungen > Kennungen verwalten > Verbuchung.
• LFFV – Frist Vorbestellung: Dies entspricht der Abholfrist für Vorbestellungen unter Konditionen > Standardkonditionen > Registerkarte: Leihfristen. Hier können Ausnahmen für die Abholfrist definiert werden.
• LFFB – Frist Vorbest.Auftrag: Wenn hier eine Anzahl Tage eingetragen wird, dann können die Vorbestellungen, die nicht innerhalb des Zeitraums bereitgestellt wurden, ebenfalls abgeräumt werden. D. h. die Vorbestellung kann automatisiert gelöscht werden, wenn das Medium nicht rechtzeitig zurückkommt. Dies sollte nur genutzt werden, wenn Ihre Leserschaft Vormerkungen nur für einen bestimmten Zeitraum benötigt, z. B. Studenten.
• LFVX – Verlängerung nicht möglich vor x Tagen: An dieser Stelle wird definiert, ab wann eine Verlängerung überhaupt möglich sein soll. Wenn nichts eingestellt ist, kann sofort nach der Ausleihe verlängert werden. Dies bringt jedoch vor allem Probleme bei der Statistik, da Verlängerungen, die am selben Tag wie Ausleihen für dasselbe Exemplar getätigt werden, in der Ausleihstatistik nicht gezählt werden. Sie können deshalb hier einen Wert z. B. von 1 eintragen. Das bedeutet, dass eine Verlängerung erst am nächsten Tag möglich ist und damit dann auch statistisch ausgewertet werden kann. Sie können natürlich auch einen höheren Wert setzen, wenn Sie aus anderen Gründen verhindern wollen, dass Verlängerungen zu früh getätigt werden. Beim Eintrag 7 ist beispielsweise eine Verlängerung erst sieben Tage nach der Ausleihe möglich. Die Kondition LFVX hat Auswirkungen auf die Verbuchung, den OPAC und den Web-OPAC.

Tipp 1: Wenn die gleichen Konditionen für mehrere ähnliche Mediengruppen oder Benutzergruppen eingetragen werden sollen, können diese zusammengefasst werden.

Beispiel: Für CD-ROMs soll eine kürzere Leihfrist gelten. Zu den CD-ROMs gibt es z. B. die Mediengruppen CDRE (für Erwachsene), CDRK (für Kinder), o. ä. Die Kondition LFLF wird ausgewählt. Bei der Mediengruppe kann nun CDR% angegeben werden. Das bedeutet, dass für alle Mediengruppen, deren Kürzel mit CDR% beginnt, diese Kondition aktiviert wurde.

Tipp 2: Wenn bestimmte Mediengruppen gar nicht verlängert werden sollen, können Sie die Konditionen LFV1 bis LFV3 auf 0 setzen. Zusätzlich sollte die Kondition SOMV auf 0 gesetzt werden, siehe Weitere Konditionen > Sonstiges. In dem Fall erscheint beim Verlängerungsvorgang in der Ausleihe die Sperre mit dem Hinweis, dass das Exemplar nicht verlängert werden kann. Die Sperre kann, je nach Einstellung, von den Mitarbeitern an der Ausleihtheke übergangen werden. Das bedeutet aber, dass bei dem Übergehen der Sperre eine Verlängerungsfrist von 0 Tagen gesetzt wird. Das Rückgabedatum des Exemplars verändert sich dadurch nicht. Es besteht für den Mitarbeiter und für den Leser somit keine Möglichkeit mehr, eine Verlängerung vorzunehmen.

Mahnfristen

Beim Punkt Mahnfristen können Ausnahmen zu den Standardkonditionen > Registerkarte: Mahnfristen getroffen werden.

Wenn Sie z. B. wünschen, dass Mitarbeiter keine Mahnungen erhalten sollen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Konditionen > Weitere Konditionen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
3. Wählen Sie unter Gebührenart > Frist den Punkt Mahnfristen aus.
4. Wählen Sie den Unterpunkt den Punkt MFM1 – 1.Mahnung aus. Dies entspricht der Mahnfrist für die 1. Mahnung aus den Standardkonditionen.
5. Wählen Sie auf der linken Seite nun die Benutzergruppe für Mitarbeiter aus.
6. Geben Sie im Feld Wert 999 an.
7. Klicken Sie dann auf Speichern. Damit erhalten die Mitarbeiter für die 1. Mahnstufe eine so lange Mahnfrist, die im Regelfall nie erreicht wird.
8. Den gleichen Vorgang können Sie für die Kondition MFM2 bis MFM5, d. h. für die Mahnstufen 2 bis 5 wiederholen.

Statt Benutzergruppen können Sie auch Definitionen für Mediengruppen oder Zweigstellen mit vom Standard abweichenden Mahnfristen vornehmen. Beim Punkt Mahnfristen finden sich auch die Konditionen, die nicht über die Standardkonditionen definiert werden können:

• MFM1 bis MFM5: Mahnfrist für die 1.-5. Mahnstufe. Hier werden die Mahnfristen definiert, die von den Standards abweichen sollen, z. B. wenn einzelne Mediengruppen schneller gemahnt werden sollen als andere, o. ä.

• MGM1 bis MGM5: Mahnfrist für die 1.–5. Gebührenmahnung. Die Mahnfristen bei diesem Punkt beziehen sich nur auf die Erstellung der Gebührenmahnung. Sobald die Gebührenmahnung genutzt werden soll, ist hier eine allgemeine Frist einzustellen.
• MFME: Erinnerung vor Fälligkeit. BIBLIOTHECAnext bietet zurzeit die Möglichkeit, vor der 1. Mahnung eine Erinnerungsstufe einzubauen. Die Leser können dabei vor Ablauf der Fälligkeit einen Brief mit einem beliebigen Text erhalten, der quasi als Vorstufe zur Mahnung dient. Wenn die Erinnerungsfunktion aktiviert werden soll, ist folgendes zu beachten:

Sonstiges

Beim Punkt Sonstiges können Sie Ausnahmen zu den Standardkonditionen > Registerkarte: Sonstiges treffen. Wenn Sie z. B. wünschen, dass Mitarbeiter keine Verlängerungsgebühren zahlen sollen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Konditionen > weiteren Konditionen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
3. Wählen Sie beim Punkt Sonstiges den Punkt SOVL > Verlängerung aus. Dies entspricht der Verlängerungsgebühr aus den Standardkonditionen.
4. Wählen Sie auf der linken Seite nun die Benutzergruppe für Mitarbeiter aus.
5. Geben Sie im Feld Betrag 0,00 an, da die Mitarbeiter nichts zahlen sollen.
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Denselben Vorgang können Sie für alle Benutzergruppen vornehmen; beim Betrag geben Sie den für diese Benutzergruppe gültigen Betrag an.

Statt Benutzergruppen können Sie auch Definitionen für Mediengruppen oder Zweigstellen vornehmen.

Beim Punkt Sonstiges finden sich auch einige Konditionen, die nicht über die Standardkonditionen definiert werden können:

• SOAN – Anmeldung: Entspricht der Anmeldegebühr, bzw. Ausweisgebühr für Benutzer aus den Standardkonditionen > Registerkarte Sonstiges. Kann hier z. B. für eine ermäßigte Schüler-Anmeldung o. ä. verwendet werden.
• SOE1 – Ersatzausweis (1): Gebühr für den ersten Ersatzausweis. Diese Kondition muss in Kombination mit einer Benutzergruppe angegeben werden, da ansonsten die Standardkondition verwendet wird.
• SOE2 - Ersatzausweis (2): Gebühr für den 2. Ersatzausweis. Wenn keine Benutzergruppe zugeordnet wird, wird statt der Standardkondition für den 2. Ersatzausweis der hier angegebene Betrag berechnet.
• SOEA – Ersatzausweis (weitere): Gebühr für alle Ersatzausweise nach dem 2. Ersatzausweis (insgesamt dem 3. Ausweis). Hier muss ebenfalls eine Benutzergruppe zugeordnet werden, ansonsten wird wieder die Standardkondition verwendet.
• SOVL – Verlängerung: Entspricht der Verlängerungsgebühr aus den Standardkonditionen > Registerkarte: Sonstiges. Kann z. B. für eine spezielle Verlängerungsgebühr für CD-ROMs oder Videos eingetragen werden.
• SOVB – Vorbestellung: Entspricht der Vorbestellgebühr aus den Standardkonditionen > Registerkarte: Sonstiges. Wenn z. B. das Personal keine Gebühr zahlen soll, wird die Kondition markiert und dann links die Benutzergruppe für das Personal ausgewählt. Beim Betrag bleibt 0,00 stehen und es wird gespeichert. In der Tabelle der weiteren Konditionen befindet sich dann der Eintrag SOVB für Personal 0,00.
• SOVE – Vorbestellung verboten: Diese Kondition findet sich nicht in den Standardkonditionen. Hier können Sie festlegen, ob es für bestimmte Benutzergruppen oder Mediengruppen verboten sein soll, Vormerkungen anzulegen. Wenn hier z. B. die Mediengruppe CD-ROM angegeben wird, und beim Betrag 1 eingestellt wird, können CD-ROMs nicht mehr vorgemerkt werden. Das Feld Betrag gilt hier nicht als Gebührenfeld, sondern als Steuerfeld. Der Betrag 0 bedeutet, Vormerkungen sind erlaubt, der Betrag 1 bedeutet, Vormerkungen sind verboten.
• SOFL – Fernleihe: Diese Kondition gibt es nur bei den Weiteren Konditionen. Hier können Sie eine Gebühr für eine Fernleihe eingetragen (gilt nur bei Verwendung des Fernleihmoduls).
• SOMX – maximal Anzahl Ausleihen: Diese Kondition gehört zur Standardkondition > Registerkarte: Sonstiges > Maximale Anzahl Ausleihen. Hier kann z. B. festgelegt werden, dass von Medien mit der Mediengruppe Kassette nur maximal zehn Exemplare entliehen werden dürfen, o. ä. Der Betrag 99 entspricht dabei unendlich. Ansonsten ist die höchste Ausleihzahl die 98.
• SOMA – Mindestalter: Dies entspricht der Angabe des Mindestalters aus den Standardkonditionen. Wenn in den Standards kein Mindestalter angegeben ist, kann hier in den weiteren Konditionen bestimmt werden, dass z. B. für Videos eine Mindestaltersgrenze von 16 gelten soll. Bei der Ausleihe von Videos kommt dann bei einem Leser, der die Altersgrenze noch nicht erreicht hat, ein entsprechender Warnhinweis.
• Das Thekenpersonal kann, wenn dies erlaubt wird, den Warnhinweis umgehen und damit eine Ausleihe trotzdem zulassen. Diese Möglichkeit wird über Kennungen > Kennungen verwalten > Verbuchung gesteuert.
• SOMV – maximal Anzahl Verlängerungen: In den Standardkonditionen können Sie die Anzahl der Verlängerungen bestimmen. Hier bei den weiteren Konditionen werden die Ausnahmen definiert. Wen z. B. CD-ROMs oder Videos nicht verlängert werden dürfen, wird die entsprechende Mediengruppe mit dem Betrag 0 eingetragen, d. h. die Anzahl der Verlängerungen ist in diesem Fall 0. Das Thekenpersonal kann die entsprechende Warnmeldung umgehen und eine Verlängerung trotzdem vornehmen, wenn dies in den Kennungen bei Kennungen > Kennungen verwalten > Verbuchung gestattet ist.
• SODV – maximal Dauer Verlängerungen: Zu dieser Kondition existiert keine Standardkondition. Der Eintrag kann dann genutzt werden, wenn die Anzahl der Verlängerungen egal ist, die maximale Dauer der Leihfrist aber eine gewisse Zeit nicht überschreiten soll.

Beispiel: Ein Leser darf seine Medien so oft er will verlängern. Alle Verlängerungen zusammen genommen dürfen aber eine Zeit von 100 Tagen nicht überschreiten. Bei der Kondition SOMV wird bei einem solchen Fall die Anzahl 9 vorgegeben. SODV kann dann z. B. auf 100 gesetzt werden. Dieser Wert gilt als Anzahl der Tage.

• SOSP – Sperre ab: Entspricht der Standardkondition > Registerkarte: Sonstiges. Eine bestimmte Benutzergruppe kann hier ab einem bestimmten Gebührenbetrag gesperrt werden, z. B. anzuwenden bei Kindern.
• SOKS – Kulanztage enden auch auf Schließtage: Existiert nicht bei den Standardkonditionen. Diese Kondition gilt nur, wenn die Kondition SOKK auf Schließtage eingestellt ist oder nicht vorhanden ist. Wenn die Kulanztage nach Schließtagen berechnet werden, hat BIBLIOTHECAnext eine automatische Funktion: der letzte Kulanztag fällt nie auf einen Schließtag. Wenn der letzte Kulanztag rechnerisch auf einen Sonntag fallen würde, würde der Sonntag nicht als Kulanztag verwendet werden. BIBLIOTHECAnext verschiebt den letzten Kulanztag dann auf den Montag. Wenn dieser ebenfalls als Schließtag eingetragen ist, wird der Kulanztag immer weiter verschoben.
  
  Hintergrund dieser Funktion ist, dass oft nicht gewünscht wird, dass Säumnisgebühren berechnet werden, wenn Schließtage angefallen sind. D. h. viele Bibliotheken möchten nicht, dass die Berechnung der Säumnisgebühren am Montag startet, weil der letzte Kulanztag auf den Sonntag fiel. Durch die Funktion wird ermöglicht, dass die Berechnung erst am Dienstag oder Mittwoch startet (je nach Öffnungstagen). Weiterer Vorteil dieser Funktion ist, wenn längere Schließzeiten eingetragen sind. Ohne diese Kondition würden in den Ferien bereits alle Säumnisgebühren berechnet werden, da die Kulanztage innerhalb der Ferien enden. Durch die Funktion, dass der letzte Kulanztag nicht auf einem Schließtag endet, wird der letzte Kulanztag die ganzen Ferien hindurchgeschoben. Die Berechnung der Gebühren startet dann erst nach den Ferien.
  
  Falls diese automatische Funktion nicht gewünscht ist, kann SOKS auf 1 gestellt werden. Dann fällt der letzte Kulanztag auch auf einen Schließtag, und die Berechnung der Gebühren startet somit auch z. B. am Montag oder in den Ferien.
  
  Diese Kondition hat dann keine Wirkung, wenn der Parameter SäumnisGebÖffnung unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe auf J gestellt ist (nur bei einer Berechnung Überziehung pro Tag). SOKS hat ebenfalls keine Wirkung, wenn SOKK auf 1 gestellt wird.
   
• SOKK – Kulanztage nach Öffnungstagen rechnen: Wenn diese Kondition nicht eingestellt ist, werden die Kulanztage anhand dessen berechnet, was für die Leihfrist unter Konditionen > Standardkonditionen > Registerkarte: Allgemeines definiert ist, d. h. nach Kalendertagen oder Öffnungstagen. Bei einer Einstellung auf Kalendertage für die Leihfrist, gilt dies auch für die Kulanztage. Dann wirkt auch der Eintrag bei der Kondition SOKS. Wenn SOKK auf 1 gestellt wird, werden die Kulanztage nach Öffnungstagen berechnet. SOKS wird damit überflüssig. So kann die Berechnung der Kulanztage auf Öffnungstage umgestellt werden, ohne dass die Leihfrist verändert werden muss.
• SOMO – Mahnfristen nach Öffnungstagen rechnen: Wenn diese Kondition nicht vorhanden oder auf 0 gestellt ist, wird die Mahnfrist generell nach Kalendertagen berechnet. Dies hat vor allem während längerer Schließzeiten den Nachteil, dass sofort nach den Ferien alle Mahnungen erzeugt werden, deren Mahnfrist innerhalb der Ferien abgelaufen ist. Bei Umstellung der Kondition SOMO auf 1 wird die Mahnfrist nach Öffnungstagen berechnet.
  Dies gilt allerdings erst nach einem Neustart für ab dann verbuchte Ausleihen. Die bisher verbuchten Ausleihen rechnen noch nach dem alten Schema.
• SMGE – Gebühr für SMS-Versand durch SMS-Gateway: Hier wird die SMS-Gebühr erfasst, die beim Versand von SMS durch das SMS-Gateway gebucht werden soll.
• SMEB – maximal Anzahl Vorbestellungen: Hier kann die maximale Anzahl Vorbestellungen festgelegt werden. Dabei ist eine Einschränkung auf Benutzergruppen und Mediengruppen möglich. Wenn die Kondition SMEB genutzt wird, sollte der Parameter MaxExemplarBest unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe deaktiviert werden.

Tipp 1: Wenn die gleichen Konditionen für mehrere ähnliche Mediengruppen oder Benutzergruppen eingetragen werden sollen, können diese zusammengefasst werden.

Bsp.: Für Videos soll eine Überzugsgebühr pro Tag erfasst werden. Zu den Videos gibt es z. B. die Mediengruppen V12, V16 und V18 für die verschiedenen Altersstufen. Die Kondition SVOL wird ausgewählt. Bei der Mediengruppe kann nun V% angegeben werden. Das bedeutet, dass für alle Mediengruppen, deren Kürzel mit V beginnt, diese Kondition aktiviert wurde.

Tipp 2: Wenn bestimmte Mediengruppen gar nicht verlängert werden sollen, können Sie die Kondition SOMV auf 0 setzen. In dem Fall erscheint beim Verlängerungsvorgang in der Ausleihe die Sperre mit dem Hinweis, dass das Exemplar nicht verlängert werden kann. Die Sperre kann, je nach Einstellung, von den Mitarbeitern an der Ausleihtheke übergangen werden. In dem Fall gilt die definierte Verlängerungsfrist aus den Standardkonditionen, z. B. 28 Tage. Wenn Sie dies verhindern wollen, können Sie zusätzlich die weitere Kondition LFV1 bis LFV3 von Punkt Leihfristen für die Mediengruppe auf 0 setzen. Das bedeutet, dass bei dem Übergehen der Sperre eine Verlängerungsfrist von 0 Tagen gesetzt wird. Das Rückgabedatum des Exemplars verändert sich dadurch nicht. Es besteht für den Mitarbeiter und für den Leser somit keine Möglichkeit mehr, eine Verlängerung vorzunehmen.

Hinweis: Konditionen dürfen sich nicht gegenseitig ausschließen.

Zusätzliche Konditionen

Beim Punkt Zusätzliche Konditionen können Einstellungen getroffen werden, die in den Standardkonditionen in der Form nicht zu finden sind:

• ZUAN - Doppeletikett: Bei der Funktion Doppeletikett kann bestimmt werden, dass für eine bestimmte Mediengruppe immer zwei oder mehr Barcode-Etiketten pro Ausleihvorgang eingescannt werden müssen. Das ist bei der Verbuchung von Medienpaketen (z. B. Buch und CD) sinnvoll. Die Ausleihe kann dann erst abgeschlossen werden, wenn alle Doppeletiketten eingescannt wurden. Voraussetzung dafür ist, dass identische Barcodes für solche Medien vorhanden sind.

• ZUWV – Wiedervorlage: Hier kann festgelegt werden, wann eine automatische Wiedervorlage erfolgen soll. Beispielsweise wird für die Benutzergruppe Schüler oder Studenten festgelegt, dass immer im Abstand von 200 Tagen eine Wiedervorlage gefordert werden soll. Im Feld Wiedervorlage in den Benutzerdaten unter F10 wird dadurch automatisch ein Datum eingetragen. Bei Aufruf des Benutzers werden die Mitarbeiter auf die Wiedervorlage hingewiesen. Der Schüler oder Student muss dann seinen Ausweis vorzeigen, um zu beweisen, dass er immer noch Schüler- oder Studentenstatus hat.

• ZUOD – Druck im OPAC pro Seite: An dieser Stelle werden die Gebühren für einen Druck im OPAC (nicht Web-OPAC) festgelegt. Die Gebühr kann jedoch nicht beim Zugriff auf das Internet aus dem OPAC heraus gebucht werden. Die Kosten entstehen nur beim Ausdruck von Medienlisten am OPAC.

• ZOIZ – Internet im OPAC, Zeittakt in Minuten: Die Kondition ZOIZ und die nachfolgende Kondition ZOIB sind zusammen für die Gebührenabrechnung am OPAC bei Nutzung der Internetfunktion notwendig. In der Kondition ZOIZ wird festgelegt, in welchem Takt Gebühren entstehen, z. B. alle 30 Minuten, alle 5 Minuten, o. ä.

• ZOIB – Internet im OPAC, Gebühr pro Takt: Sobald die Kondition ZOIZ definiert ist, muss bei ZOIB die Gebühr festgelegt werden. Diese Gebühr wird dann durch den bei ZOIZ benannten Takt berechnet.

• ZOVT – Verlängerung nach x überfälligen Tagen noch möglich: Eine Verlängerung am OPAC ist normalerweise dann nicht mehr möglich, wenn die Frist bereits abgelaufen ist. Durch die Kondition ZOVT kann es ermöglicht werden, dass nach Ablauf der Leihfrist immer noch eine bestimmte Anzahl Tage verlängert werden kann z. B. fünf Tage nach Ablauf der Frist.

Hinweis: Wurde das zu verlängernde Exemplar bereits gemahnt (Ausleihstatus X, Y, Z, x, y) ist eine Verlängerung über den Web-OPAC nicht mehr möglich. ZOVT greift nur, wenn die Leihfrist überschritten wurde und noch keine Mahnung erfolgte.

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