Functie en het gebruik van de Control subfields

Problematiek

Vijf standaard subvelden zijn in het MARC 21 formaat in veel velden beschikbaar voor verwijzingen naar andere velden in het record, andere records, of codes van instellingen die dienen ter identificatie van de beschreven publicatie, of delen daarvan.

De betreffende subvelden zijn:

• $w Bibliographic record control number
• $0 Authority record control number or standard number
• $5 Institution to which field applies
• $6 Linkage
• $8 Field link and sequence number

$w - Bibliographic record control number
System control number of the related bibliographic record preceded by the MARC code, enclosed in parentheses, for the agency to which the control number applies. See MARC Code List for Organizations for a listing of sources used in MARC 21 records.

$0 - Authority record control number or standard number
Subfield $0 contains the system control number of the related authority record, or a standard identifier such as an International Standard Name Identifier (ISNI). The control number or identifier is preceded by the appropriate MARC Organization code (for a related authority record) or the Standard Identifier source code (for a standard identifier scheme), enclosed in parentheses. See MARC Code List for Organizations for a listing of organization codes and Standard Identifier Source Codes for code systems for standard identifiers.

$5 – Institution to which field applies
MARC code of the institution or organization that holds the copy to which the data in the field applies. Data in the field may not apply to the universal description of the item or may apply universally to the item but be of interest only to the location cited.

$6 – Linkage
Data that links fields that are different script representations of each other. Subfield $6 may contain the tag number of an associated field, an occurrence number, a code that identifies the first script encountered in a left-to-right scan of the field, and an indication that the orientation for a display of the field data is right-to-left. A regular (non-880) field may be linked to one or more 880 fields that all contain different script representations of the same data.

$8 – Field link and sequence number
Identifies linked fields and may also propose a sequence for the linked fields. Subfield $8 may be repeated to link a field to more than one other group of fields.

Uitzonderingen van OCLC

• OCLC ondersteunt het gebruik van $8 vooralsnog niet, behalve in het holdingsrecord.
• Subveld $6 is in het standaard MARC 21-formaat beschikbaar in de meeste velden. OCLC beperkt het gebruik tot een kleiner aantal tags, hoewel voor velden buiten de 0XX-range wel wordt overwogen om $6 in te voeren.

Code lists

• In de subvelden $w, $0 en $5 wordt bij verwijzingen gebruik gemaakt van de MARC Code List for Organizations.
  Deze lijst van organisaties wordt beheerd door de Library of Congress en bevat namen van bibliotheken en andere typen organisaties die onderscheiden moeten kunnen worden in een bibliografische omgeving.
  Het merendeel van de codes worden gebruikt voor het identificeren van instellingen in de Verenigde Staten. Slechts een klein deel van de codes beschrijft instellingen buiten de VS. Naast de lijst van de LoC worden ook lijsten met codes voor nationale instituten bijgehouden in Canada (Library and Archives Canada), het Verenigd Koninkrijk (British Library) en Duitsland (Staatsbliothek zu Berlin).
  De codes van de organisaties mogen alleen worden gebruikt als deze voorkomen in één van de 4 hiervoor genoemde lijsten. Nieuwe instellingen moeten eerst aan de lijst worden toegevoegd voordat naar de recordnummers van die organisatie kan worden verwezen. Voor Nederlandse instellingen moet een verzoek tot toekenning van een code worden ingediend bij de LoC. Of wellicht moet er een nationale instelling worden aangewezen die de codes voor Nederland beheert.
• LoC geeft een overzicht van de Standard Identifier source codes die kunnen worden gebruikt in $0.
  De LoC is de verantwoordelijke instantie voor het bijhouden van het overzicht van de lijsten met Source Codes. Verzoeken voor het toevoegen van nieuwe bronnen van codes moeten officieel worden ingediend bij de LoC.
  De afzonderlijke codelijsten worden door veel verschillende organisaties onderhouden.
  Bibliotheken moeten lid van zo’n organisatie zijn om zelf codes aan een lijst te kunnen toevoegen of bestaande ingangen te bewerken.

Voorbeelden
     Voorbeelden
     800 1#$aNegt, Oskar$tSchriften.$vBd. 2$w(DE-101b)967682460

     100 1#$aBach, Johann Sebastian.$4aut$0(DE-101c)310008891

     500 ##$aFrom the papers of the Chase family.$5DLC
     700 1#$aJefferson, Thomas,$d1743-1826,$eformer owner.$5MH

     245 10$6880-03$aSosei to kako :$bNihon Sosei Kako Gakkai shi.
     880 10$6245-03/$1$a[Title in Japanese script] :$b[Subtitle on Japanese script] .

     245 10$aBrevard Music Center$nProgram #24$h[sound recording].
     505 0#$aFrom my window / Siegmesiter (world premiere) - Don Giovanni. Il mio tesorof [i.e. tesoro] / Mozart - Martha. M’appari /                   Flotow - Turandot. Nessun dorma / Puccini - Pines of Rome / Respighi.
     650 #0$81\c$aSuites (Orchestra), Arranged.
     650 #0$82\c$83\c$84\c$aOperas$xExcerpts.
     650 #0$85\c$aSymphonic poems.
     700 1#$82\c$84\c$aDi Giuseppe, Enrico,$d1938-$4prf
     700 12$81\c$aSiegmeister, Elie$d1909-$tFrom my window;$oarr.
     700 12$82\c$aMozart, Wolfgang Amadeus,$d1756-1791.$tDon Giovanni.$pMio tesoro.
     700 12$83\c$aFlotow, Friedrich von,$d1812-1883.$tMartha.$pAch! So fromm, ach! so traut.$lItalian
     700 12$84\c$aPuccini, Giacomo,$d1858-1924.$tTurandot.$pNessun dorma.
     700 12$85\c$aRespighi, Ottorino$d1879-1936.$tPini di Roma.

Overwegingen op basis van de boven weergegeven stand van zaken

1. De MARC Code List for Organizations wordt beheerd door de Library of Congress. Daarnaast houdt slechts een beperkt aantal andere nationale instanties officiële lijsten van organisaties bij. Hierdoor ontbreken veel Nederlandse of Europese instellingen in die lijsten, waardoor er niet naar kan worden verwezen in de subvelden $w, $0 en $5.
   Om in de Nederlandse praktijk goed gebruik te kunnen maken van deze subvelden moet een mogelijkheid aanwezig zijn om organisaties toe te kunnen voegen aan de bestaande lijsten of moet een officiële Nederlandse lijst beschikbaar komen waarnaar mag worden verwezen.
2. Zonder een optie om zelf organisatie-codes toe te kunnen voegen is het gebruik van system control number in subveld $0 slechts beperkt mogelijk als deze nummers zijn gekoppeld aan een organisatie.
   Bij het gebruiken van Standard Identifier Source Codes is het van belang dat Nederlandse bibliotheken lid zijn van de organisaties die deze codes beheren om zelf codes aan een lijst toe te kunnen voegen of bestaande ingangen te bewerken.
3. In de toekomst wordt ISNI (International Standard Name Identifier) mogelijk ook toegestaan voor het onderscheiden van personen en/of organisaties. Een voorstel hiertoe is in 2010 ingediend bij MARBI (Machine-Readable Bibliographic Informaation Committee).