De opbouw van het Pica-formaat

Algemeen

Het Pica formaat is een catalogiseerformaat dat is ontwikkeld om te funktioneren als invoermedium voor gebruikers van het Pica Catalogiseersysteem. Het Pica formaat wordt tevens gebruikt voor uitwisseling met andere, al dan niet lokale computersystemen. Het formaat bestaat uit een aantal zogenaamde kenmerkcodes (afgekort: kmc). Elke kmc bevat een gedefinieerde hoeveelheid informatie. De kmc's kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld, maar de meest heldere indeling is een indeling volgens niveau en funktie.

Niveau

Het formaat kent 3 niveaus:

1. Algemeen bibliografisch niveau: bevat alle kmc's die door alle Pica gebruikers worden toegepast in gemeenschappelijk gebruik of door een speciale groep van instellingen (bijv. OB-venster);
2. Lokaal niveau: bevat alle kmc's die alleen kunnen worden gebruikt door 1 bibliotheek of instelling. Deze kmc's bevatten onder meer eigen onderwerpsontsluitingen. Ze zijn niet zichtbaar voor andere gebruikers;
3. Exemplaar niveau: bevat alle kmc's die betrekking hebben op een exemplaar van een publicatie. Ook deze kmc's zijn niet zichtbaar voor andere gebruikers.

Funktie

De funkties van het formaat zijn:

• Opslagmedium voor ISBD gegevens die nodig zijn voor de formele ontsluiting van een publicatie;
• Opslagmedium voor niet-ISBD gegevens. Deze gegevens kunnen worden onderverdeeld in:
  • nummers en codes (bijv. ISBN nummers, nationale bibliografieën);
  • ingangen (bijv. auteurs en titels);
  • ontsluitende gegevens (bijv. trefwoorden en classificaties);
  • procesgegevens (bijv. bandnummer, signatuur).

Struktuur

Elke kmc bestaat uit 4 cijfers tussen 0000 en 9999. De meeste kmc's met ISBD funktie zijn gestruktureerd conform de ISBD interpunctie, waarbij op sommige plaatsen extra stuurcodes zijn toegevoegd (bijv. t.b.v. een correcte sortering bij de uitvoer, of voor de opbouw van de zoeksleutels).

De meeste kmc's met niet-ISBD funktie zijn gestruktureerd via stuurcodes of zijn in het geheel niet gestruktureerd.

Elke kmc moet verder aan een aantal voorwaarden voldoen m.b.t.:

• minimale en maximale lengte;
• wel of niet herhaalbaar;
• wel of niet verplicht.

Herhaalbaarheid

Kmc's kunnen al dan niet worden herhaald. Een herhaalbare kmc heeft in de meeste gevallen een volgnummer dat o.a. wordt gebruikt voor een correcte uitvoervolgorde. Voor het volgnummer worden 1 of 2 posities gebruikt. Het betreft hier altijd de laatste of de 2 laatste posities van een kmc. Dit wordt ook wel de occurrence van de kmc genoemd. Symbolisch wordt dit aangegeven met een X, een Y of een combinatie van deze letters:

• X volgnummer 1-9 (bijv. 301X);
• XX volgnummer 01-99 (bijv. 70XX);
• XY volgnummer 00-99 (bijv. 65XY).

In sommige gevallen loopt de X om historische redenen van 0-9 en niet van 1-9.

Exemplaarblok

Het Pica formaat kent een aparte faciliteit voor gegevens die betrekking hebben op 1 exemplaar van een publicatie. Alle gegevens die betrekking hebben op 1 exemplaar worden bij elkaar gegroepeerd tot 1 set in een zogenaamd exemplaarblok. Hiervoor is het nodig dat de grenzen van een exemplaarblok zijn afgebakend. Kmc 70XX wordt gebruikt om gegevens bijeen te brengen die behoren bij een bepaald exemplaar van een beschreven publicatie.

Het begin van een exemplaarblok wordt gevormd door kmc 70XX, het einde door een nieuwe kmc 70XX of door een kmc die niet exemplaargebonden is. Overigens is dit een nevenfunktie van kmc 70XX. Primair is deze kmc de leverancier van de selektiesleutel voor uitvoer.

Exemplaargebonden gegevens zijn o.a. (per groep geordend):

• uit groep III: 4820 / 4821
• uit groep V: 4850, 4860, 4864, 7120
• uit groep VI: 4800 / 4801 / 4802 67XX, 68XX 70XX, 7100, 80XX, 8100, 8200

Gedetailleerde informatie over de exemplaargebonden gegevens wordt beschreven bij de desbetreffende kenmerkcodes. Voor het gebruik van exemplaargebonden beschrijvende kenmerkcodes (groep III) zie ook PAR 307.

De volgorde van kenmerkcodes binnen een exemplaarblok is vrij. De lengte van elk exemplaarblok is theoretisch kleiner dan 2000 posities. Het is niet mogelijk ongelimiteerd exemplaargegevens in te voeren, aangezien elke beschrijving als geheel -dus algemene, lokale en exemplaargebonden gegevens- een maximale lengte heeft van 4000 posities. Het is daarom belangrijk om bij invoeren en muteren de totale lengte van een beschrijving in het oog te houden en niet ongebreideld exemplaargegevens toe te voegen.