Sign-Pad in BIBLIOTHECAnext

Es gibt keine direkte Sign-Pad Anbindung oder Schnittstelle zu BIBLIOTHECAnext, sondern vielmehr eine Möglichkeit Dateien mit dem Leserdatensatz zu verlinken.

Diese Möglichkeit ist dadurch unabhängig von verschiedenen Herstellern der Sign-Pads und auch für BIBLIOTHECAnext müssen daher keine Anforderungen von dem Sign-Pad erfüllt werden.

Die Dokumente werden von dem Leser über das Sign-Pad unterschrieben und liegen somit in digitaler Form vor.

Diese Dokumente können dann im Benutzerdatensatz des Lesers hinterlegt und aus dem Leserdatensatz heraus bei Bedarf aufgerufen werden.

Es ist dann unabhängig ob diese Datei eine eingescannte, unterschriebene Benutzererklärung als Bild oder ein mit elektronischer Unterschrift versehendes PDF ist.

Um neue Dokuemnte mit dem Benutzerdatensatz  zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:

1.      Wechseln Sie im Benutzerdatensatz auf die Registerkarte Verkn.

2.      Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich das Fenster Dokumentenverknüpfung bearbeiten.

3.      Machen Sie Ihre Angaben:

-          Beschreibung: Beschreiben Sie kurz das Dokument

-          Link: Wählen Sie hier einen Link bzw. Pfad für das Dokument. Mit der Schaltfläche drei Pünktchen können Sie den Dokumentenpfad suchen und übernehemen.

-          Dokumentenart: Wählen Sie hier die Dokumentenart aus dem Register, beispielsweise Benuztererkläreung, Datenschutzerklärung, etc,

4.      Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, um das Dokument in die Übersichtstabelle der verknüpften Dokumente zu übernehmen. Mit der Schaltfläche Abbrechen beenden Sie den Verknüpfungsvorgang. Es können dieser Liste mit der Schaltfäche Neu weitere verknüpfte Dokumente hinzugefügt werden.

5.      Klicken Sie auf Ok, um den Benutzerdatensatz zu speichern.

Um die Verknüpfung zu den Dokumenten zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1.      Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Es öffnet sich das Fenster Dokumentenverknüpfung bearbeiten.

2.      Ändern Sie die Angaben, z.B. den Dokumentenpfad.

3.      Mit der Schaltfläche Übernehmen werden die geänderten Angaben zur Verknüpfung in die Übersichtstabelle übernommen. Um die Verknüpfung zu Dokumenten zu löschen, kllicken die zu löschende Verknüpfung in der Übersichtstabelle an und wählen die Schaltlfäche Löschen. Die gelöschten Verknüpfungen werden mit einem vorangestellten X in der Übersichtstabelle angezeigt. Mit Klick auf die Schatfläche Ok werden die Benutzerdaten gespeichert und die Verknüpfung endgültig gelöscht. Beim Anklicken der Schaltfläche Abbrechen wird der Löschvorgang nicht durchgeführt.

Mit der Schaltfläche Öffnen können Sie den Inhalt verknüpfter Dokumente direkt öffnen und bearbeiten, vorausgesetzt, die notwendige Software existiert, z.B. MS Office für Worddokumente.

Die Unterschrift vom Sign-Pad alleine in BIBLIOTHECAnext zu hinterlegen, ist nicht sinnvoll, da der Bezug zu einem Inhalt bzw. zu einem konkreten Dokument fehlt (bspw. die Benutzererklärung, das Neuanmeldeformular, Lastschrifterklärung etc.).

BIBLIOTHECAnext unterstützt Sie beim elektronischen Ausfüllen eines Formulars, indem es Texte in Vorlagen bereithält und diese über Seriendruckfelder mit bereits eingegebenen Nutzerdaten befüllt.

Unsere Bibliotheken haben stets Lösungen gefunden, die aus BIBLIOTHECAnext generierten Dokumente vom Leser über das Sign-Pad digital unterschreiben zu lassen und als elektronisches Dokument (z.B. PDF) zu speichern. Der Ablageort ist dabei so zu wählen, dass er von jedem Arbeitsplatz aus erreichbar ist, damit die Verknüpfung zum Benutzerdatensatz vorgenommen werden kann.

Im Hosting ist es nun so, dass Sie zwar PDFs und Worddokumente auf dem Hosting-Kundenlaufwerk (K:) für die gemeinsame Nutzung ablegen können, aber einerseits ist der Speicherplatz dort begrenzt, des Weiteren sind die Hosting-Kundenlaufwerke nicht zur Dokumentenarchivierung vorgesehen; andererseits brauchen Sie, um die verknüpften Dateien zu öffnen / einzusehen, einen PDF-Viewer wie den Adobe Acrobat Reader bzw. eine Office-Lizenz. Adobe liegt in der Hosting-Umgebung nicht vor und gehört auch nicht zum Lieferumfang; eine Office-Lizenz kostet immer extra und ist daher auch meist nicht unter jeder Kennung eingerichtet.

Somit empfehlen wir, die Ablage der Dokumente, Bilder und Dateien auf einem Netzlaufwerk in der Bibliothek vorzunehmen, auf das jede Hosting-Kennung ebenfalls Zugriff hat. Damit kann über BIBLIOTHECAnext die Verknüpfung vorgenommen werden und Sie haben dort den Nachweis hinterlegt, dass das Dokument existiert. Abgerufen bzw. geöffnet wird es jedoch über das Netzlaufwerk der Bibliothek, sprich außerhalb der Hosting-Umgebung.

Größere Bibliotheken, die bereits im Haus über ein Dokumentenmanagement (DMS) verfügen, speichern die Dokumente, Bilder und Dateien dort ab und hinterlegen bei den Verknüpfungen im Benutzerdatensatz den Permalink, den sie aus dem DMS generiert haben.