PLZ Register bereinigen
So bereinigen Sie die Falscheinträge im Postleitzahlenregister
Bei der Bereinigung des PLZ-Registers müssen zuerst die Benutzerdaten "aufgeräumt" werden und das außerdem innerhalb eines Tages bzw. zwischen zwei Tagesabschlüssen. Denn der Tagesabschluss prüft die Benutzerdaten auf neue bzw. im Register fehlende Postleitzahlen und fügt diese wieder ins Register ein, womit Löscharbeiten im PLZ-Register umsonst wären.
Deshalb empfehlen wir Ihnen, das Postleitzahlenregister schrittweise wie folgt zu bereinigen:
Da der Tagesabschluss Einfluss auf den PLZ-Register-Aufbau hat, sollten Löscharbeiten immer innerhalb eines Tages bzw. zwischen zwei Tagesabschlüssen erfolgen.
Für die Bereinigung gibt es zwei Möglichkeiten:
Manuelle Bereinigung
Es muss auch die Zweit- und Drittadresse überprüft werden! Denn die dortigen PLZ zieht sich der Tagesabschluss ebenfalls für die Registerbildung heran.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass erst alle Benutzerdatensätze mit einer bestimmten Schreibweise der Postleitzahl oder des Ortes korrigiert sein müssen, bevor der zugehörige Eintrag aus dem PLZ-Register gelöscht werden kann.
- Drucken Sie sich die Liste der PLZ/Ort-Kombinationen über das Einstellungsmodul > Systempflege > PLZ verwalten aus, indem Sie das Register mit der Schaltfläche Export in eine Textdatei speichern und sich diese dann ausgeben lassen.
- Recherchieren Sie im Ausleihmodul unter dem Menüpunkt Benutzer > Ändern nach den vorhandenen PLZ/Ort-Kombinationen.
- Bereinigen Sie diese in den einzelnen Datensätzen (die Benutzerdaten lassen sich durch Doppelklick auf einen Eintrag aus der Liste heraus öffnen, bearbeiten und wieder speichern).
- Löschen Sie danach im Einstellungsmodul unter Systempflege > PLZ verwalten die falschen Einträge (welche Sie zuvor komplett in den Benutzerdaten bereinigt haben).
- Starten Sie den Tagesabschluss bzw. warten Sie den regulären Tagesabschluss ab.
- Kontrollieren Sie im Anschluss das PLZ-Register in der Systempflege, ob nun alles seine Richtigkeit hat.
Zusammengefasst: Beachten Sie unbedingt diese Reihenfolge:
- Bereinigen Sie zuerst die Benutzerdaten.
- Bereinigen Sie danach direkt das Register.
- Bearbeiten Sie erst nach den beiden ersten Schritten wieder eine neue Postleitzahl.
Bereinigung mithilfe von SQL-Befehlen
Alternativ könnten wir kostenpflichtige SQL-Befehle zur Bereinigung der Daten auf Datenbankebene zur Verfügung stellen.
Sofern Sie dazu SQL-Befehle nutzen möchten, wenden Sie sich bitte bei Interesse an den OCLC-Support. Zusätzlich benötigen wir eine Konkordanz, welcher Wert A in welchen Wert B in den Benutzerdaten geändert werden soll (das kann sowohl den Wert der PLZ als auch die Ortsbeschreibung zu einer PLZ sein) - nutzen Sie hierfür am besten die exportierte Liste aus dem PLZ-Register. Anhand dessen schätzen wir den Aufwand der Befehlserstellung. Sie erhalten dann ein unverbindliches Angebot.
Hinweis: Es muss für jeden eingetragen Ort bzw. die PLZ ein Befehl ausgeführt werden. Je nachdem, wie viele Werte betroffen sind - betrifft es z.B. nur die Erstadresse oder müssen auch auch die Zweit- und Drittadressen berücksichtigt werden -, kann das Ausführen der SQL-Befehle ggf. genau so aufwändig werden, wie eine manuelle Bereinigung.
Tipps:
Berechtigungen zur PLZ-Neuvergabe bzw. automat. Registerübernahme bei Eingabe einschränken.
Um zu vermeiden, dass neue falsche Werte im PLZ-Register angelegt werden, empfehlen wir Ihnen beispielsweise, die Anlage neuer PLZ-Werte im Benutzerdatensatz zu sperren, bzw. nur für bestimmte Kennungen freizugeben.
Dafür werden in der Kennungsverwaltung die entsprechenden Kennungen für diese Funktion gesperrt. Mindestens eine Kennung sollte den Zugriff allerdings behalten.
So sperren Sie die Funktion im Einstellungsmodul > Kennungen > Kennungen verwalten:
- Wählen Sie dazu die entsprechende(n) Kennung(en) aus.
- Wählen Sie anschließend im unteren Feld die Berechtigung > Einstellungen > Systempflege > PLZ Pflege (gelbe Punkte lassen sich mit Doppelklick aufklappen, um die Unterpunkte zu öffnen).
- Sperren Sie die gewünschte Funktion, indem Sie die Berechtigung markieren und die Schaltfläche mit dem roten Punkt betätigen.
- Speichern Sie die Änderungen.
- Starten Sie BIBLIOTHECA neu.
Benutzerstatistik
Um sich einen groben Überblick zumindest über die betroffenen Erstadressen zu verschaffen, können Sie im Statistikmodul über Benutzer > Benutzerstatistik eine Auswertung vornehmen:
- Lassen Sie im Abfragefenster die Auswahl leer (werten Sie also über alle Benutzerdatensätze aus).
- Wählen Sie auf der Registerkarte Gruppierung die Option Postleitzahl.
- Bestätigen Sie die Angaben mit Weiter und OK.
Sie erhalten eine Trefferliste nach PLZ aus den Erstadressen aller Benutzerdaten, wobei in der Spalte Anzahl die Menge der Benutzer angegeben ist.
Diese Benutzerstatistik können Sie auch gruppiert nach Ort vornehmen, um sich die Anzahl der betroffenen Leserdaten anzuschauen.
Zusammen mit der Liste aus dem PLZ-Register-Export können Sie so ggf. besser einschätzen, ob eine manuelle oder SQL-Befehl-unterstütze Datenpflege betrieben werden kann.
Sie können auch beide Varianten einsetzen, also bspw. Einzelfälle von Hand bearbeiten und für alle weiteren PLZ/Orte die SQL-Befehle beantragen, wenn z.B. zu viele Leser betroffen wären, um sie manuell zu bereinigen (bspw. wenn eine Angemeindung stattfand und sehr viele Benutzersätze davon betroffen wären).