Gutscheine verwalten
Wie können Gutscheine mit BIBLIOTHECA verwaltet werden?
Folgende, mögliche Szenarien bieten Ihnen eine Übersicht, wie aktuell mit Gutscheinen in der Bibliothek gearbeitet werden kann.
(1) Gutschein (Schenkung)
Der Wert des Gutscheins wird zuvor nicht als Geld eingenommen und damit auch nicht in BIBLIOTHECAnext verbucht. Es handelt sich hier um eine Schenkung ohne Geldeinnahme.
Die erste Frage, welche zu klären wäre, ist die Höhe bzw. der Zweck des Gutscheins. Dies ist entscheident für die weitere Handhabung in BIBLIOTHECA.
Entspricht die Höhe oder der Zweck des Gutscheins einer bestimmten Gebühr, z.B. einer Jahresgebühr,
- kann diese beim Vorlegen des Gutscheins mit dem Hinweis auf Gutschein storniert bzw. erlassen werden.
- kann der Ausweis verlängert werden, in dem in den Leserdaten > im Feld BezahltBis das Datum manuell hochgesetzt wird. Die Meldung, dass keine Gebühr gebucht wird, bestätigen Sie in diesem Fall. Wir empfehlen hier mit Tastaturkürzeln bei Datumsfeldern in BIBLIOTHECA zu arbeiten (siehe Tipp).
Entspricht der Gutschein keiner passenden Gebühr, und kann individuell verwendet werden, gibt es folgende Möglichkeit:
- Alle anfallenden Gebühren können mit dem Hinweis auf Gutschein storniert / erlassen werden.
- Im Kassenfenster Gebühr bezahlen kann mit einer Teilzahlung und Rest erlassen der Gutschein im Zahlvorgang verwendet werden.
Stornos und Erlasse werden inkl. Begründung / Hinweis kassenwirksam aufgelistet und sind damit nachweisbar. Sollte dem Kunden ein Restbetrag vom Gutschein-Guthaben offen bleiben, kann dieser handschriftlich mit Stempel auf dem Gutschein vermerkt werden bzw. alternativ als Hinweis im Leserkonto eingetragen werden (Bemerkung, Hinweis).
(2) Käuflich in der Bibliothek erworbene Geschenkgutscheine
Gibt es im Gegenzug Gutscheine, die zuvor käuflich erworben wurden, entspricht der Gutschein einer Einnahme, die kassenwirksam gebucht werden muss.
In diesem Fall könnte die Vorgehensweise in der Bibliothek wie folgt aussehen:
Fall A - der beschenkte Leser ist in der Bibliothek als Kunde gespeichert:
Die Höhe des Gutscheins, z.B. 10 Euro wird als Guthaben für den beschenkten Leser eingebucht. Im Gebührenjournal (F8) des Lesers wählen Sie Manuell buchen. Der Betrag wird als negativer Wert eingegeben, z.B. -10,00. Ein negativer Betrag wird als Einzahlung / Guthaben gebucht. Tragen Sie unter Bezeichnung eine entsprechende Beschreibung ein (z.B. Gutschein und Gutscheinnummer).
Nachfolgende Gebührenbuchungen werden vom System automatisch mit dem Konto-Guthaben verrechnet.
Achtung: Es kann hierbei nicht direkt gesteuert werden, ob der Gutschein für die Jahresgebühr oder Säumnisgebühren verwendet wird.
Bei aktivierter Belegerteilungspflicht muss eine Gebührenbuchung mit der Gutscheineinzahlung manuell per rechtem Mausklick verrechnet werden, dabei müssen die Beträge mit der Zahlung ausgeglichen sein.
Festgelegte Gutscheinsummen könnten im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte Sonderbuchungen als F-Tasten-Belegung definiert werden.
Beispiel:
- Betrag: -10,00€
- Bezeichnung: Gutschein.
Starten Sie BIBLIOTHECA nach dem Speichern bitte neu.
Die Vorbelegung finden Sie im Gebührenjournal (F8) der Gebührenkonten. Es handelt sich hierbei um eine arbeitsplatzbezogene Einstellung, die ggf. an mehreren Arbeitsplätzen eingestellt werden muss.
Fall B - der beschenkte Leser ist in der Bibliothek nicht bekannt:
Hier empfehlen wir, den Gutschein auf ein internes Bibliothekskonto zu buchen.
In diesem Fall wird die Gebühr für den Gutschein ganz normal als manuelle Buchung oder per F-Taste gebucht und der Betrag im Anschluss vom Kaufenden bar oder per EC-Zahlung bezahlt.
Der / die Beschenkte kann sich mit dem Gutschein in der Bibliothek anmelden und der Gutschein wird, wie unter (1) beschrieben, behandelt. Der Betrag wurde ja bereits gebucht und bezahlt. Für die neuen Leser*innen muss das Guthaben nur zur Verfügung gestellt werden.
Tipp: Tastaturkürzel bei Datumsfeldern in BIBLIOTHECA
- j = 1 Jahr
- m = 1 Monat
- w = 1 Woche
- h = heute
- + (plus) = heute plus 1 Tag (morgen)
- - (minus) = heute minus 1 Tag (gestern)