Benutzerdatenverwaltung

Neue Benutzer erfassen

Die Erfassungsmaske für Benutzer setzt sich aus unterschiedlichen Registerkarten zusammen. Sowohl die Erfassungsmaske, als auch die folgenden Schaltflächen im rechten Navigationsbereich, werden in den kommenden Abschnitten genauer erläutert:

• OK: Mit dieser Schaltfläche wird der Benutzerdatensatz gespeichert.

• Abbrechen: Die Erfassung des Benutzerdatensatzes wird abgebrochen und die eingetragenen Informationen werde nicht gespeichert.

• Ausweis: Hier kann der Ausweis des Benutzers ausgedruckt werden, wenn keine fertigen Ausweise für die Benutzer vorliegen.

• Ersatzausw[eis].: Über diese Schaltfläche können Sie einen neuen Ersatzausweis ausdrucken, falls der alte Ausweis verloren gegangen ist.

• Löschen: Mit dieser Schaltfläche wird der ausgewählte Benutzerdatensatz bzw. werden mehrere ausgewählte Benutzerdatensätze gelöscht. Ein Benutzer kann nur gelöscht werden, wenn von ihm keine Exemplare ausgeliehen und keine Gebühren mehr offen sind. Dazu werden Informationen zum Löschvorgang eingeblendet:

• Leser löschen: Der erste Dialog unterteilt die Benutzer in Benutzer die gelöscht und jene, die nicht gelöscht werden können. In der Übersichtstabelle werden Ihnen Benutzernummer und Name aufgelistet. Unter Kann nicht gelöscht werden, wird zusätzlich der Grund angezeigt.
  Mit der Schaltfläche Abbrechen, brechen sie die Löschaktion ab.
  Mit der Schaltfläche Löschen, wird der Löschvorgang fortgesetzt.

• Leser Löschen – Info: Der zweite Dialog zeigt die löschbaren Benutzer, die mit einem Umlauf verknüpft sind. In der Übersichtstabelle werden Ihnen Benutzernummer und Name angezeigt. Mit der Schaltfläche Leser überspringen werden betreffende Leser nicht gelöscht. Mit der Schaltfläche Löschen, wird die Umlauf-Verknüpfung entfernt und der Löschvorgang fortgesetzt.

• Leser Löschen – Info: Der dritte Dialog zeigt die löschbaren Benutzer mit verknüpften Dokumenten. In der Übersichtstabelle werden Ihnen Benutzernummer, die Dokumentenart sowie der Link (Pfad) aufgelistet. Mit der Schaltfläche In Zwischenablage kopieren wird die Liste zur weiteren Bearbeitung kopiert. Mit der Schaltfläche Export, wird die Liste exportiert und kann abgespeichert werden. Mit der Schaltfläche Abbrechen, brechen sie die Löschaktion ab. Mit der Schaltfläche Löschen, werden die ausgewählten Leser gelöscht.

 Tipp: Bevor Leserdaten endgültig gelöscht werden, sollten die Pfade oder Links zu verknüpften Dokumenten notiert, kopiert oder exportiert werden, um die Dokumente weiter zu verwalten, sie zu sichern oder auch zu löschen

 Achtung:  Durch das Löschen werden die Benutzer unwiderruflich aus der Datenbank gelöscht. Löschen Sie daher nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie die Benutzerdaten und die damit verbundenen Statistik- und Ausleihdaten nicht mehr benötigen. Ebenso werden alle in der Datenbank gespeicherten Vormerkbelege für diesen Benutzer gelöscht.

• Kopieren: Wenn sich mehrere Benutzer mit der gleichen Adresse, zum Beispiel eine Familie, anmelden, kann über diese Schaltfläche der bereits angelegte Benutzerdatensatz kopiert werden. Ändern oder ergänzen Sie diese Kopie. Ohne Änderungen ist ein Speichern des Benutzerdatensatzes nicht möglich.

• Direktverlängerungen: Im Einstellungsmodul können Sie unter Konditionen > Standardkonditionen > Registerkarte: Benutzungsgebühren festlegen, für welchen Zeitraum ein Ausweis bezahlt wird. Die Varianten werden Ihnen anschließend im Benutzerdatensatz unter der Überschrift Direktverlängerungen in Form von unterschiedlichen Schaltflächen angezeigt.

Alternative Benutzungsgebühren könnten Sie im Einstellungsmodul unter Konditionen > Weitere Konditionen mit den Konditionen BGI1 bis BGI5 festgelegt werden.

Für das Neuanlegen eines Benutzerdatensatzes gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Erfassungsmaske für neue Benutzer im Ausleihmodul auf.

2. Klicken Sie auf Neuanmeld. im rechten Navigationsbereich oder auf den Menüpunkt Benutzer > Neu in der oberen Navigationsleiste. Zum Öffnen einer neuen Erfassungsmaske können Sie auch die Taste F9 verwenden.

3. Geben Sie die benötigten Daten in den Registerkarten Benutzerdaten, Zweitadresse, Sperren/Hinweise und Weitere ein.

Registerkarte Benutzerdaten - Informationen hinterlegen

In dieser Registerkarte hinterlegen Sie die zentralen Informationen zum Benutzer, wie Ausweisnummer, Name, Wohnort, Geburtsdatum und Benutzergruppe.

• Nummer: Tragen oder Scannen Sie hier die Ausweisnummer des neuen Benutzers ein. Sollten Sie keine Ausweise ausgeben, können Sie über das Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAnext unter Systempflege > Nummern vergeben > Registerkarte: Barcodes festlegen, dass diese automatisch eingetragen werden. Aktivieren Sie die Option automatisch.

• Geschlecht: Je nach Auswahl des Geschlechtes wird der Inhalt im Feld Briefanrede automatisch angepasst.

• Titel/Anrede: Tragen Sie hier den akademischen Grad des Benutzers ein.

• PLZ und Ort: Bei Eingabe einer Postleitzahl oder eines Ortes öffnet sich eine Liste mit definierten PLZ-Ort-Kombinationen, aus denen ein Eintrag ausgewählt werden kann. Je mehr Zeichen Sie in dem Feld PLZ oder Ort eingeben, desto stärker werden die Einträge in der Liste eingeschränkt. Mit dem Pfeil nach unten auf der Tastatur wechseln Sie in die Liste und können da ebenfalls mit den Pfeiltasten einen Eintrag auswählen und diesen mit der Leertaste oder mit einem Doppelklick mit der Maus übernehmen.

• Passwort: Ab der Version 7.0 von BIBLIOTHECA wird das Passwort nicht mehr automatisch mit dem Geburtsdatum vorbelegt. Die Passwörter werden aus Datenschutzgründen nicht lesbar angezeigt. Sie werden, unabhängig wie lang sie sind, als 10 Sternchen dargestellt.

Bei einer Neuaufnahme können Sie ein Passwort von BIBLIOTHECAnext generieren lassen oder ein selbst gewähltes Passwort eintragen.

Über die Schaltfläche, die neben dem Passwortfeld anzeigt wird, öffnet sich ein neues Fenster. Durch Klick auf die Schaltfläche Zufälliges Passwort erzeugt BIBLIOTHECAnext ein individuelles Passwort, bestehend aus Zahlen und/oder Buchstaben. Anschließend kann ausgewählt werden, ob der Leser per Brief (Vorlage = leserpass.dot), Beleg (Vorlage = belegp.txt) und/oder Mail (Vorlage = v_leserpass.txt) über das neue Passwort informiert werden soll.

Mit der Schaltfläche Setzen bestätigen Sie das neue Passwort.

• Benutzergruppe: Wählen Sie über das Auswahlliste-Menü eine Benutzergruppe aus. Alternativ lässt sich in BIBLIOTHECAnext eine automatische Zuordnung anhand des Geburtsdatums zur passenden Benutzergruppe konfigurieren.

• Gültig seit: Dieses Feld entspricht dem Anmeldedatum des Benutzers. Es wird automatisch beim Anlegen des Datensatzes gefüllt und kann bei Bedarf abgeändert werden.

• Gültig bis: Sofern Sie keine Ausweisgebühren erheben, aber dennoch eine Begrenzung in der Ausweisgültigkeit erfassen möchten, tragen Sie hier ein Datum ein, bis zu dem der Ausweis gültig ist.

• Bezahlt bis: Dieses Feld wird anhand der Gebühreneinstellungen für Ausweise automatisch befüllt, sobald die Ausweisgebühr gebucht wurde. Es bedeutet, dass bis zu dem dort genannten Datum der Ausweis Gültigkeit hat. Die Gebühren dafür sind im Gebührenjournal des Lesers aufgeführt und können dort bereits als Zahlung verbucht sein.

• Wiedervorlage: Hier können Sie individuell ein Datum in der Form TT.MM.JJJJ (z.B.: 01.01.2018) eintragen. Anhand dieses Datums findet eine Überprüfung der Benutzerdaten statt. In der Ausleihe erscheint ein Hinweis in roter Schrift, sobald dieses Datum erreicht ist. Eine entsprechende Erläuterung zum Wiedervorlagegrund kann im Feld Hinweis gemacht werden (Registerkarte Sperren/Hinweise).

• Statistikkennzeichen: Sie können den Inhalt für statistische Auswertungen nutzen. Die Bezeichnung dieses Feldes können Sie über das Einstellungsmodul Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: FeldnameBeKz umbenennen, zum Beispiel in Klasse, Abteilung, Veranstaltung.

• Bemerkung: Der Inhalt dieses Feldes kann in der Ausleih- /Rückgabebuchung angezeigt werden. Für die Benutzererfassungsmaske kann über das Einstellungsmodul Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: FeldnameBemerkung umbenannt werden.

• E-Mailadresse: Bei der Eingabe der E-Mail-Adresse wird diese auf ihre Plausibilität geprüft. Die Adresse muss folgende Zeichen enthalten:
  ein @-Zeichen
  vor dem @-Zeichen mindestens ein Zeichen
  hinter dem @-Zeichen mindestens einen Punkt.
  hinter dem @-Zeichen mindestens vier Zeichen
  
  Ist eine dieser Vorgaben nicht erfüllt, erscheint eine Meldung.

• Briefanrede: Dieses Feld wird entsprechende der Angaben im Feld Geschlecht automatisch befüllt.

Registerkarte Zweitadresse - Informationen hinterlegen

In dieser Registerkarte können Sie Benutzerdaten für die Zweit- bzw. Drittadresse hinterlegen.

• Art der Zweitadresse: Sie können aus der Auswahlliste die Art der Zweitadresse auswählen.

• Heimatadresse: z. B. Heimatadresse eines Studenten

• Beruflich: z. B. dienstliche Anschrift eines Benutzers

• Postadresse: z. B. postalische Adresse eines Benutzers, sofern nicht schon auf der Registerkarte Benutzerdaten eingetragen ist.

• Erziehungsberechtigter: Erziehungsberechtigter eines Minderjährigen

• Vormund

Sobald Sie über die Auswahlliste einen Eintrag ausgewählt haben, werden die Adressdaten aus der Registerkarte Benutzerdaten übernommen. Passen Sie hier die Angaben an, die für die Zweitadresse nicht gelten.

Wenn Sie für einen Benutzer unter Art der Zweitadresse den Wert Erziehungsberechtigter oder Vormund ausgewählt haben, werden Geschlecht und Vorname nicht aus der Erstadresse übernommen, solange der Benutzer unter 18 Jahren ist. Geben Sie hier w für weiblich und m für männlich ein.

• Mahnadresse verwenden: Über die Auswahlliste können Sie bestimmen, an welche Adresse die Benachrichtigungen versendet werden sollen.

• 1. Mahn. E-Mail, weitere -> 1. Adr[esse]: Dieser Eintrag hat aktuell keine Bedeutung, da die Versandwahl für Mahnungen oder Vorbestellungen über die Registerkarte Weitere festgelegt wird.

• Drittadresse: Dieser Eintrag wird hauptsächlich dann verwendet, wenn die Art der Zweitadresse Beruflich, Heimatadresse oder Postadresse ist.

• Drittadresse temporär: Dieser Eintrag gilt für eine zeitlich begrenzte Adresse. Dazu wird zusätzlich zu den Adressangaben in der Drittadresse das Feld Verwenden von bis genutzt. Benachrichtigungen, die in diesem Zeitraum erzeugt werden, gehen an die temporäre Drittadresse.

• E-Mail: Dieser Eintrag hat aktuell keine Bedeutung, da die Versandwahl für Mahnungen oder Vorbestellungen über die Registerkarte Weitere festgelegt wird.

• Erstadresse: Dieser Eintrag wird hauptsächlich dann verwendet, wenn die Art der Zweitadresse Beruflich, Heimatadresse oder Postadresse ist.

• Vorbest[ellung] per Mail: Dieser Eintrag hat aktuell keine Bedeutung, da die Versandwahl für Mahnungen oder Vorbestellungen über die Registerkarte Weitere festgelegt wird.

• Zweitadresse: Diese Adresse wird automatisch ausgewählt, wenn Sie unter Art der Zweigadresse den Eintrag Erziehungsberechtigter bzw. Vormund ausgewählt haben.

Registerkarte Sperren/Hinweise - Informationen hinterlegen

In dieser Registerkarte können Sie folgende Benutzerdaten hinterlegen:

• Allgemeiner Sperrvermerk: Sie können entweder einen Sperrgrund manuell eintragen oder über die Auswahlliste auswählen. Über das Einstellungsmodul > Registerpflege > Werte > Tabelle: Sperrgrund können Sie diese Auswahlliste befüllen. Der entsprechende Sperrgrund wird bei zukünftigen Ausleihen angezeigt. Bei einem Sperrvermerk erscheint zusätzlich ein Warnsymbol, und Sie müssen eine Sicherheitsfrage mit Ja oder Nein beantworten.

   Hinweis: Der im Feld Bemerkung eingetragene Hinweis, wird bei Ausleihen nur angezeigt und muss nicht über eine Sicherheitsabfrage beantwortet werden.

• Sperre gültig bis: Tragen Sie hier ein Datum ein, bis zu dem die Sperre gültig sein soll. Die Sperre wird nach Ablauf des Datums vom Tagesabschluss automatisch gelöscht.

• Mediengruppensperre: Der Benutzer kann für max. 4 Mediengruppen gesperrt werden, d.h. der Benutzer kann Medien aus dieser Mediengruppe nicht mehr ausleihen. Die Mediengruppen können über die Auswahlliste ausgewählt werden. Bei der Ausleihe erscheint ein Sperrvermerk, der über eine Sicherheitsabfrage bestätigt oder abgelehnt werden kann.

• Selbstbedienungssperre: Diese Option wird automatisch aktiviert, wenn ein Benutzer sich mehrmals falsch in OPEN oder dem Web-OPAC angemeldet hat und muss manuell von den Mitarbeitern der Bibliothek entfernt werden. Ist hier ein Haken gesetzt, erscheint bei zukünftigen Ausleihen eine entsprechende Meldung sowie ein Warnsymbol. Eine zusätzliche Sicherheitsabfrage müssen Sie mit Ja oder Nein beantworten.

• Änderungsgrund / Änderungshistorie: Bei Änderung der Benutzerdaten können Sie hier einen Grund eintragen, wie zum Beispiel „Umzug“ etc. Dieser Grund wird nach dem Speichern des Datensatzes in der Änderungshistorie (Schaltfläche mit dem gelben H) angezeigt.

   Hinweis: Dieses Feld dient der Erfassung verschiedener Hinweise, z. B. falls das Bemerkungsfeld in der Registerkarte Benutzerdaten nicht ausreicht. Über die Auswahlliste können Sie entscheiden, wo der Hinweis nur angezeigt werden soll, oder ob er auf dem Belegdruck oder nur intern erscheinen soll. Die Auswahl Mahndruck ist nicht zu verwenden, denn die Funktion zum Anzeigen im Mahndruck steht nicht zur Verfügung.

• Gebührenhinweis: Der eingetragene Hinweis wird im Gebührenjournal im unteren Bereich angezeigt. Er kann hier auch angepasst werden. So können zum Beispiel Anmerkungen zu den Benutzergebühren eingetragen werden.

• Memo: In diesem Feld können Sie umfangreiche Kommentare zu einem Benutzerdatensatz erfassen. Ist ein Memo eingetragen, erscheint beim Aufruf eines Benutzerkontos der Hinweis Memo. Über den Menüpunkt Benutzer  Memo anzeigen in der oberen Navigationsleiste oder der Tastenkombination STRG+M kann das Memo angezeigt werden. Sobald das Memo sichtbar wird, können direkt Eintragungen ergänzt oder gelöscht werden. Das Memo kann mit der Tastenkombination STRG+L gelöscht werden.

Registerkarte Weitere - Informationen hinterlegen

In dieser Registerkarte können Sie folgenden Benutzerdaten hinterlegen:

• Ausleihhistorie speichern: Dieses Kontrollkästchen dürfen Sie aus Datenschutzgründen nur markieren, wenn der Benutzer sich damit ausdrücklich einverstanden erklärt hat. Es wird intern festgehalten, ob der Benutzer ein Medium bereits ausgeliehen hatte. Bei der Ausleihe erscheint die Meldung „Der Benutzer hatte dieses Medium früher schon ausgeliehen.“ Die Prüfung, ob ein Benutzer ein Exemplar bereits entliehen hatte, kann auch über den Menüpunkt Recherche  Wer hat(te) in der oberen Navigationsleiste im Ausleihmodul durchgeführt werden.

   Achtung: Sie können hier keine Liste abrufen, was der Benutzer schon einmal entliehen hatte, da dies gegen die rechtlichen Bestimmungen zum Datenschutz verstößt.

• Datum der letzten Ausleihe > Ausleihen im aktuellen Jahr > Ausleihen gesamt: Diese Felder werden automatisch befüllt.

• Zusätzliche Felder: Um einen Eintrag in einem zusätzlichen Feld vorzunehmen, klicken Sie das entsprechende Feld an und nehmen Sie den Eintrag in dem schmalen Feld rechts daneben vor. Über das Einstellungsmodul > Registerpflege > zusätzliche Felder > Tabelle: Benutzer können Sie die gewünschten Felder hinzufügen.                                                                        

   Hinweis: Im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: InstEntleiher kann bei Ausleihen von Institutionen der Entleiher optional in ein zusätzliches Feld eingetragen werden.

• Versandwahl für Benachrichtigungen: Sie können hier einstellen welche Versandwahl für welche Benachrichtigung verwendet werden soll. Standardmäßig ist die Versanwahl per Brief voreingestellt. Sobald Sie eine E-Mail-Adresse bzw. eine Mobilfunknummer in der Registerkarte Benutzerdaten eingetragen haben, steht Ihnen auch die Versandwahl per Mail / per SMS zur Verfügung.

Um eine Auswahl zu treffen, wählen Sie die gewünschte Benachrichtigung aus (z.B.: E – Erinnerung) und aktivieren Sie die entsprechende Option bei der Versandwahl.

Ihnen stehen die folgenden Benachrichtigungen zur Verfügung:

• E – Erinnerungen: Versand der Erinnerungen, wenn im Einstellungsmodul unter Konditionen > Weitere Konditionen die Kondition MFME gesetzt ist.

• G1 bis G5 – Gebühren 1. bis 5. Mahnungen: Versand der Gebührenmahnungen, wenn im Einstellungsmodul unter Konditionen > Weitere Konditionen die Konditionen MGM1 bis MGM5 (Mahnfristen für Gebührenmahnungen) bzw. MGB1 bis MGB5 (Mahnpauschale für Gebührenmahnungen) gesetzt ist.

• L – Lastschrift

• Benachrichtigung für den SEPA-Lauf

• M1 bis M5 – Mahnstufe 1 bis 5: Versand der Mahnungen

• S – Serienmail: Versand der Serien-E-Mails bzw. Serien-SMS als Gegenstück zum Serienbrief.

• V – Vorbestellungen: Versand der Vorbestellungen

Registerkarte Familienausweis - Informationen hinterlegen

In dieser Registerkarte können Sie Familienausweise anlegen z.B. Kinderausweise mit Erziehungsberechtigten oder Partnerkarten. Jeder Benutzer erhält seinen eigenen Ausweis.

Die Unterausweise bezahlen jedoch keine eigene Benutzergebühren, sondern beziehen ihre Gültigkeit von den dazugehörigen Hauptausweisen. Wenn der Hauptausweis in Bezug zum Feld Bezahlt bis abgelaufen ist, ist der Unterausweis automatisch auch abgelaufen. Des Weiteren werden die Unterausweise gleichzeitig mit dem Hauptausweis verlängert.

Über die Ausweisnummer des Hauptausweises sind alle Ausweise miteinander verknüpft. Die Auflistung der Unterausweise erfolgt in den Benutzerdaten des Hauptausweises auf der Registerkarte Familienausweise. Bei den Unterausweisen ist diese Registerkarte leer.

Es gibt zwei Varianten, um Familienausweise anzulegen:

Vorgehensweise für Variante 1

1. Rufen Sie den Hauptausweis auf.
2. Wählen Sie die Schaltfläche Benutzer hinzufügen in der Registerkarte Familienausweis.
3. Geben Sie im Feld Ausweisnummer die Ausweisnummer des ersten Unterausweises an.
4. Drücken Sie die Tabulatoren-Taste.

Vorgehensweise für Variante 2

1. Legen Sie zuerst den Hauptausweis an: Geben Sie die Daten des Benutzers in die Maske für die Benutzererfassung ein.
2. Notieren Sie die Ausweisnummer bzw. den vollständigen Namen des Benutzers.
3. Speichern Sie den Benutzerdatensatz.
4. Legen Sie die Unterausweise an:
5. Geben Sie die Daten des Benutzers in die Maske für die Benutzererfassung ein.

Tragen Sie zusätzlich in das Feld Hauptausweis in der Registerkarte Benutzerdaten die Ausweisnummer des Hauptausweises ein. Alternativ können Sie über die Schaltfläche F12-Auswahl nach dem Namen des Benutzers des Hauptausweises recherchieren. Es öffnet sich ein neues Fenster für die Recherche nach dem Benutzer.

Nach dem Auswählen der Schaltfläche OK oder durch Doppelklick auf den Namen des Benutzers wird die Verknüpfung automatisch hergestellt.

Anschließend wird Ihnen die Frage gestellt, ob die Adressdaten des recherchierten Benutzers übernommen werden sollen oder nicht. Beantworten Sie die Frage entsprechend mit JA (übernehmen) oder NEIN (nicht übernehmen).

Das Feld Hauptausweis wird anschließend automatisch ausgegraut und es wird die interne Benutzernummer angezeigt. Des Weiteren wird das Feld Bezahlt bis ausgegraut.

Die Verknüpfung kann über die Schaltfläche mit dem durchgestrichenen Kreis gelöst oder indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken rückgängig machen werden. Im Fall eines Abbruchs gehen Ihnen alle Änderungen am Benutzerdatensatz verloren. Bei Abbruch einer Neuanlage geht der gesamte Benutzerdatensatz verloren.

Bei beiden Varianten sind nach Speichern des Benutzerdatensatzes die Unterausweise mit dem Hauptausweis verknüpft.

Um die Verknüpfungen zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie in der Registerkarte Benutzerdaten des Unterausweises die Schaltfläche mit dem durchgestrichenen Kreis neben dem Hauptausweis aus.

        oder

• Wählen Sie in der Registerkarte Familienausweise des Hauptausweises die Schaltfläche Verknüpfung lösen aus.

Registerkarte Verknüpfungen - Informationen hinterlegen

In dieser Registerkarte können Sie Dokumentenverknüpfungen des Lesers anlegen und verwalten z.B. Anmeldeformulare, Benutzererklärungen usw.

Um neue Dokumente mit dem Leser-Stammsatz zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die die Schaltfläche. Es öffnet sich das Fenster Dokumentenverknüpfung bearbeiten.
2. Machen Sie Ihre Angaben:
   1. Beschreibung: Beschreiben Sie kurz das Dokument
   2. Link: Wählen Sie hier einen Link bzw. Pfad für das Dokument. Mit der Schaltfläche drei Pünktchen […] können Sie den Dokumentenpfad suchen und übernehmen.
   3. Dokumentenart: Wählen Sie hier die Dokumentenart aus dem Register, z.B. Benutzerdatenerklärung-Word etc.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, um das Dokument in die Übersichtstabelle der verknüpften Dokumente zu übernehmen.
4. Mit der Schaltfläche Abbrechen beenden Sie den Verknüpfungsvorgang. Es können dieser Liste mit der Schaltfläche Neu weitere verknüpfte Dokumente hinzugefügt werden.
5. Klicken Sie auf OK, um den Benutzerdatensatz zu speichern.

Um die Verknüpfung zu Dokumenten zu ändern, gehen Sie wie folgt vor

1. Klicken Sie auf die die Schaltfläche Ändern. Es öffnet sich das Fenster Dokumentenverknüpfung bearbeiten.
2. Ändern Sie die Angaben, z.B. den Dokumentenpfad.
3. Mit der Schaltfläche Übernehmen werden die geänderten Angaben zur Verknüpfung in die Übersichtstabelle übernommen.

Um die Verknüpfung zu Dokumenten zu löschen, klicken Sie die zu löschende Verknüpfung in der Übersichtstabelle an und wählen die Schaltfläche Löschen. Die gelöschten Verknüpfungen werden mit einem vorangestellten X in der Übersichtstabelle angezeigt. Mit Speichern der Benutzerdaten, werden die Verknüpfungen endgültig gelöscht.

Wird der Benutzerdatensatz mit Abbrechen beendet, wird der Löschvorgang nicht durchgeführt. Mit der Schaltfläche Öffnen können Sie den Inhalt verknüpfter Dokumente direkt öffnen und bearbeiten, vorausgesetzt, die notwendige Software existiert, z.B. MS Office für Worddokumente.

Benutzerdaten recherchieren und anpassen

Sie haben die folgenden Möglichkeiten, um einen Benutzerdatensatz aufzurufen:

1. Wenn der Benutzer seinen Ausweis vorlegt, können Sie über die Schaltfläche Benutzer (Taste F10) im rechten Navigationsbereich den Ausweis scannen / oder Sie tragen die Ausweisnummer des Benutzers ein.
2. Wenn der Benutzer keinen Ausweis besitzt, können Sie über die Schaltfläche Benutzer (Taste F10) und anschließend auf Recherche (Taste F12). Über die Recherchemaske können Sie nach dem entsprechenden Benutzer suchen.
3. Über Benutzer > Ändern im oberen Navigationsbereich können Sie über die Recherchemaske ebenfalls Benutzerdaten aufrufen.

Nach Benutzern recherchieren

Wenn Sie nach einem bestimmten Benutzer oder einer bestimmten Liste von Benutzer recherchieren wollen wählen Sie den Menüpunkt Benutzer > Ändern im oberen Navigationsbereich aus. Es öffnet sich ein Recherchefenster, hier stehen Ihnen die folgenden Kriterien zur Verfügung:

• Name / Vorname: Suche nach dem Nachnamen oder Vornamen des Benutzers. Groß- und Kleinschreibung muss nicht beachtet werden. Es können auch Teile des Namens eingegeben werden, z. B. mül oder Hans-.

• Straße: Suche nach der Straße in den Adressdaten des Benutzers

• Geburtsdatum von … bis …:  Suche nach dem Geburtsdatum des Benutzers. Form: Tag.Monat.Jahr
  ohne Jahr: Wenn Sie nach allen Benutzern suchen möchten, die im März Geburtstag haben, geben Sie im Feld von den 01.03.2000 und im Feld bis den 31.03.2000 ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ohne Jahr.

• Geschlecht: Suche nach dem Geschlecht.

• PLZ / Ort: Suche nach Postleitzahl und Wohnort in den Adressdaten des Benutzers.

• Zweigstelle, Haltestelle, Benutzergruppe / Nation: Suche nach Benutzern einer bestimmten Zweigstelle, Haltestelle, Benutzergruppe oder Nationalität.

• Statistikkennzeichen: Hier können Sie nach der Abteilung, Klasse etc. suchen. Je nachdem, wie Sie dieses Feld benannt haben unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: FeldnameBeKz.

• Alter: Suche nach dem Alter der Benutzer, z. B. wenn man die Benutzer zwischen 13 und 18 Jahren ermitteln will.

• Benutzernummer: Suche nach der internen Benutzernummer. Diese Nummer wird von BIBLIOTHECAnext intern vergeben. Sie sehen die Nummer in den Benutzerdaten rechts oben in blauer Schrift.

• Ausweisnummer: Suche nach der Ausweisnummer des Benutzers.

• Gültig von ... bis ...: Suche nach Benutzern mit einem bestimmten Gültigkeitszeitraum des Nutzerausweises.

• Bezahlt von ... bis ...:  Suche nach Benutzern, die ihre Gebühr des Nutzerausweises für einen bestimmten Zeitraum bezahlt haben.

• Zusätzliche Felder: Wenn Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > zusätzliche Felder > Tabelle: Benutzer zusätzliche Felder eingetragen haben, können Sie hierüber nach diesen recherchieren

• E-Mail-Adresse und Bemerkung: Suche nach E-Mail-Adresse und Bemerkung.

• Anmeldung zw(ischen) … und ... : Suche nach dem Anmeldedatum des Benutzers (Feld Gültig Bis in den Benutzerdaten).

• L(etze) Ausleihe zw(ischen) … und .... : Datum der letzten Ausleihe. Auf diesem Weg können aktive Benutzer ermittelt werden.

• Letzter Login zw(ischen) … und … : Datum der letzten Anmeldung bei einem der elektronischen Angebote (z.B. OPEN, E-Medienschnittstelle, E-Medien, etc.). Mit diesem Feld lassen sich Benutzer ermitteln, die das elektronische Angebot der Bibliothek nutzen

   Achtung: Beachten Sie bitte, dass je größer der Zeitraum bei Letzte Ausleihe und Letzter Login ist, desto länger dauert es, bis Sie ein Suchergebnis erhalten. Führen Sie diese Suche deshalb nur dann aus, wenn nicht im Ausleihbetrieb gearbeitet wird und Sie genügend Zeit einplanen können.

• Letzte Gebühr vor ... : Datum, an dem ein Benutzer seine letzte Zahlung gemacht hat. Das Feld kann beispielsweise verwendet werden, um nach inaktiven Benutzern zu suchen. In Kombination mit dem letzten Ausleih- und dem letzten Login-Datum können Benutzer ausgeschlossen werden, die noch nichts ausgeliehen und noch nichts online gemacht haben, aber nach diesem Datum bereits Ihren Jahresbeitrag bezahlt haben.

Sie können zudem folgende Kontrollkästchen markieren, um nach den entsprechenden Benutzern zu recherchieren. Diese Recherche können Sie auch durchführen, ohne die oben genannten Kriterien auszufüllen:

• Letzte Ausleihe ODER Letzter Login: Diese Option bezieht sich nur auf die beiden Felder L. Ausleihe zw. … und … und Letzter Login zw. … und … Damit erhalten Sie die Möglichkeit, nach aktiven oder inaktiven Benutzern zu suchen.

Beispielszenarien

a) Beispiel für eine Suche nach aktiven Benutzern:

Benutzer, die seit dem 01.01. des aktuellen Jahres (bis heute) entweder mindestens eine physische Ausleihe getätigt haben oder sich über die E-Medienschnittstelle bei einem elektronischen Angebot angemeldet haben (z.B. in OPEN oder der Onleihe) oder beides genutzt haben.

1. Geben Sie dazu folgende Einschränkung in die Suchmaske ein:
   L.Ausleihe zw. 01.01. des Jahres und (leer lassen oder das heutige Datum eintragen).
2. Letzter Login zw. 01.01. des Jahres und (leer lassen oder das heutige Datum eintragen)
3. Option aktivieren Letzte Ausleihe ODER Letzter Login

b) Beispiel für eine Suche nach inaktiven Benutzern:

Benutzer, die seit dem 01.01. eines Jahres nichts mehr ausgeliehen haben (oder noch nie ein physisches Medium ausgeliehen haben) und die sich seither auch bei keine elektronischen Angebote genutzt haben (oder noch nie elektronische Angebote wie OPEN oder die Onleihe genutzt haben).

Geben Sie dazu folgende Einschränkung in die Suchmaske ein:

1. L.Ausleihe zw. (Leer lassen) und 31.12. des Vorjahres
2. Letzter Login zw. (Leer lassen) und 31.12. des Vorjahres
3. Haken NICHT setzen bei Letzte Ausleihe ODER Letzter Login

• markierte Leser: Wenn Sie im Benutzerdatensatz die Option Markiert aktiviert haben, können Sie hierüber diese Benutzer aufrufen. Alternativ können Sie auch über die Trefferliste Benutzer mit einer dauerhaften Markierung versehen, in dem Sie die Schaltfläche Markieren auswählen. Dies ermöglicht, dass Benutzer auf eine Liste gesetzt werden können, z. B. um die Liste auszudrucken oder einen Serienbrief zu schreiben.

• gesperrte Leser: In den Benutzerdaten in der Registerkarte Sperren/Hinweise können Benutzer über den allgemeinen Sperrvermerk sowie die Selbstbedienungssperre gesperrt werden. Um alle Benutzer mit diesen Sperren zu recherchieren kann dieses Kontrollkästchen verwendet werden. So ist es möglich zu kontrollieren, ob die Sperren noch gültig sind und welche Nutzer durch die aktivierte Selbstbedienungssperre gesperrt sind.

• Nachricht vom Leser: Es können alle Benutzer aufgerufen werden, die Nachrichten vom Leserauskunftsplatz (OPAC) an die Bibliothek geschrieben haben.

• Leser mit entl(iehenen) Medien und Leser mit verlorenen Medien: Suche nach allen Benutzern, die Medien entliehen oder verloren haben. Sinnvoll z. B. vor den Ferien, wenn die Benutzer Exemplare vor den Ferien zurückgeben sollen.

• Leser mit Mailadresse: Suche nach allen Benutzern, bei denen eine Mailadresse eingetragen ist. Aus der Trefferliste kann so z. B. eine Serien-Mail mit bestimmten Informationen verschickt werden.

• Inaktive Leser: Wird diese Option aktiviert, sollten Sie zusätzlich ein Endzeitpunkt im Feld Letzte Ausleihe sowie im Feld Letzter Login eingeben. Der Startzeitpunkt bleibt hierbei leer. Das System ermittelt so, welche Benutzer seit diesem Endzeitpunkt keine Ausleihen mehr getätigt, keine elektronische Angebote genutzt und keine offenen Gebühren mehr auf dem Konto haben.

Für die Bearbeitung des Benutzerdatensatzes markieren Sie diesen oder nutzen Sie die Tastenkombination Umschalttaste + Pfeiltaste, um mehrere Benutzerdatensätze zu markieren. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg + linke Maustaste verwenden.

Ihnen stehen für die Bearbeitung die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:

• Auswählen / Ändern: Es öffnet sich der markierte Benutzerdatensatz.

• Abbrechen: Schließt die Trefferliste.

• F12 – Suche:  Öffnet das Fenster für die Benutzerrecherche.

• Hinzufügen: Über diese Schaltfläche können Sie einen neuen Benutzerdatensatz anlegen.

• Löschen: Mit dieser Schaltfläche wird der ausgewählte Benutzerdatensatz bzw. werden mehrere ausgewählte Benutzerdatensätze gelöscht. Ein Benutzer kann nur gelöscht werden, wenn von ihm keine Exemplare ausgeliehen und keine Gebühren mehr offen sind. Dazu werden Informationen zum Löschvorgang eingeblendet:Leser löschen: Der erste Dialog unterteilt die Benutzer in Benutzer die gelöscht und jene, die nicht gelöscht werden können. In der Übersichtstabelle werden Ihnen Benutzernummer und Name aufgelistet. Unter Kann nicht gelöscht werden, wird zusätzlich der Grund angezeigt.

1. Mit der Schaltfläche Abbrechen, brechen sie die Löschaktion ab.

2. Mit der Schaltfläche Löschen, wird der Löschvorgang fortgesetzt.

3. Leser Löschen – Info: Der zweite Dialog zeigt die löschbaren Benutzer, die mit einem Umlauf verknüpft sind. In der Übersichtstabelle werden Ihnen Benutzernummer und Name angezeigt.
   Mit der Schaltfläche Leser überspringen werden betreffende Leser nicht gelöscht. Mit der Schaltfläche Löschen, wird die Umlauf-Verknüpfung entfernt und der Löschvorgang fortgesetzt.

4. Leser Löschen – Info: Der dritte Dialog zeigt die löschbaren Benutzer mit verknüpften Dokumenten. In der Übersichtstabelle werden Ihnen Benutzernummer, die Dokumentenart sowie der Link (Pfad) aufgelistet.
   Mit der Schaltfläche In Zwischenablage kopieren wird die Liste zur weiteren Bearbeitung kopiert. Mit der Schaltfläche Export, wird die Liste exportiert und kann abgespeichert werden.
   Mit der Schaltfläche Abbrechen, brechen sie die Löschaktion ab.
   Mit der Schaltfläche Löschen, werden die ausgewählten Leser gelöscht.

• Ausweis: Druckt die Ausweise für alle recherchierten oder in der Trefferliste markierten Benutzer. Diese Unterscheidung nehmen Sie im Druckoptionsfenster vor, in dem Sie die Option bei Alles bzw. Markierter Bereich aktivieren. Zudem können Sie hier über die Auswahlliste für die Listen die Benutzererklärung zum Drucken auswählen.

• Serienbrief: Druckt für alle recherchierten oder in der Trefferliste markierten Benutzer einen Serienbrief. Diese Unterscheidung nehmen Sie im Druckoptionsfenster vor, in dem Sie die Option aktivieren Alles bzw. Markierter Bereich. Wenn Sie in diesem Fenster die Option für Anzeigen und die Schaltfläche OK wählen, können Sie einen Text für den Serienbrief erfassen. Andernfalls kann der Brief über die entsprechenden Vorlagen (Microsoft Word = v_bensbrief.dot; HED = v_bensbrief.hed) angepasst werden.

• Liste: Druckt alle recherchierten oder in der Trefferliste markierten Benutzer in einer Liste. Diese Unterscheidung nehmen Sie im Druckoptionsfenster vor, in dem Sie die Option für Alles bzw. Markierter Bereich aktivieren. Über die Schaltfläche OK wird die Liste ausgedruckt. Alternativ können Sie über die Registerkarte In Datei drucken die Liste auch als RTF- oder ASCII-Datei speichern und anschließend über Microsoft Word bearbeiten.

• Exemplarliste: Druckt alle recherchierten oder die in der Liste ausgewählten Benutzer inklusive der entliehenen Exemplare in eine Liste. Diese Unterscheidung nehmen Sie im Druckoptionsfenster vor.

• Kopie: Kopiert die recherchierten Benutzerdaten in die Zwischenablage. Von dort können Sie in andere Windows-Programme (z. B. Microsoft Word oder Excel) übernommen werden.

• Markieren: Es können Markierungen für mehrere Benutzer gesetzt werden. Markierte Benutzer können über Benutzer  Ändern mit der Suchoption markierte Leser aufgerufen werden. Die Funktion kann z.B. verwendet werden, um verschiedene Benutzer für einen Serienbrief zusammenzustellen.

• Nachricht: Ruft die Nachricht des Benutzers auf oder erlaubt einem Benutzer, eine Nachricht zu schicken. Die Nachrichten können über den Web-OPAC oder OPEN abgerufen oder geschrieben werden. Es handelt sich hierbei um ein BIBLIOTHECAnext-Nachrichtensystem. Es ist dafür keine Internetanbindung erforderlich.

• E-Mail: Sendet für alle recherchierten oder in der Trefferliste markierten Benutzer eine E-Mail. Diese Unterscheidung nehmen Sie vor, in dem Sie die Schaltfläche Alle bzw. Markierter auswählen. Über die Schaltfläche OK wird die E-Mail versendet. Über die Schaltfläche Text laden können Sie eine bereits vorgefertigte Text einfügen. Sollte ein Anhang, wie zum Beispiel ein Flyer mit versendet werden, können Sie diesen über die Schaltfläche Anhang hinzufügen.

• Voraussetzung für den Versand ist, dass im Benutzerdatensatz in der Registerkarte Benutzerdaten eine E-Mail-Adresse erfasst ist. Des Weitere muss in den Versandoptionen in der Registerkarte Weitere beim Versandwahl S-Serienbrief der Haken bei per Mail gesetzt sein.

• SMS: Sendet für alle recherchierten oder in der Trefferliste markierten Benutzer eine SMS. Diese Unterscheidung nehmen Sie vor, in dem Sie die Schaltfläche Alle bzw. Markierter auswählen. Über die Schaltfläche Text laden können Sie eine bereits vorgefertigte Text einfügen. Voraussetzung für den Versand ist, dass im Benutzerdatensatz in der Registerkarte Benutzerdaten eine Mobilfunknummer erfasst ist. Des Weitere muss in den Versandoptionen in der Registerkarte Weitere beim Versandwahl S-Serienbrief die Option per SMS aktiviert sein.

• Benutzergrp.: Die ausgewählten Benutzer können in eine neue Benutzergruppe übernommen werden. Wenn Sie diese Schaltfläche auswählen, erscheint darunter ein Auswahlliste-Menü mit den Benutzergruppen, welche Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege  Werte  Tabelle: BenutzerGrp eingetragen haben. Wählen Sie die gewünschte Gruppe und drücken Sie die Schaltfläche Benutzergruppe erneut.

• Statistikkennzeichen: Die ausgewählten Benutzer können mit einem neuen Statistikkennzeichen übernommen werden. Wenn Sie diese Schaltfläche auswählen, erscheint darunter eine Auswahlliste mit den Kennzeichen, welche Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte > Tabelle: BeKz eingetragen habe. Wählen Sie das gewünschte Kennzeichen aus und drücken Sie die Schaltfläche Statistikkennzeichen erneut. Das Statistikkennzeichen kann für verschiedene Kriterien verwendet werden, z.B. Abteilung oder Klasse. Die Umbenennung dieses Feldes erfolgt über das Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: FeldnameBeKz.

• Konto: Wenn Sie die Option Konto aktivieren, können Sie durch Auswählen eines Benutzers einsehen, welche Medien entliehen wurden und welche Gebühren offen sind.

Leser importieren

Über den Leserdatenimport können Sie Benutzerdaten aus strukturierten CSV-Dateien in BIBLIOTHECAnext übernehmen. In dieser Funktion ist ein Dublettencheck integriert. Ist der Benutzer noch nicht vorhanden, wird ein neuer Benutzer angelegt. Ist die Ausweisnummer bzw. die Kombination Geburtsdatum, Vorname und Name bereits vorhanden, wird der Benutzerdatensatz aktualisiert bzw. ergänzt. Es können über den Import keine Benutzer gelöscht werden. Der Leserimport ersetzt das frühere Zusatzmodul wb_limpo.exe für den CSV-Leserimport in früheren Versionen von BIBLIOTHECAnext.